31.5.1. Grundlaget for gennemførelse af en afskedigelse

Det er vigtigt, at de forskellige forhold og faktiske omstændigheder ved en afskedigelse er veldokumenterede.

Hvis der efterfølgende rejses en sag om, hvorvidt afskedigelsen er sagligt begrundet, kan relevant dokumentation være med til at underbygge, at afskedigelsen er sket på et sagligt grundlag.

Hvis der fx har været utilfredshed med den ansattes udførelse af arbejdsopgaverne, eller der har været samarbejdsvanskeligheder, vil det være relevant at kunne dokumentere, at det er påtalt i en samtale mellem den ansatte og ledelsen /HR, jf. afsnit 31.5.1.1.

Tilsvarende gælder, hvis arbejdsgiveren har fundet det nødvendigt at give den ansatte en advarsel, jf. afsnit 31.5.2.1 om advarsler til overenskomstansatte og afsnit 31.5.3.1 om diskretionære advarsler til tjenestemænd.

Hvis arbejdsgiveren er utilfreds med kvaliteten eller kvantiteten af de udførte arbejdsopgaver, kan arbejdsgiveren endvidere anvende anden relevant dokumentation, fx udskrifter fra journalsystem, statistik over fristoverskridelser og statistik over antal behandlede sager, der kan underbygge arbejdsgiverens vurdering af, at den ansatte ikke har løftet arbejdsopgaven som påkrævet.

Hvis der er tale om et højt sygefravær, vil det være relevant at kunne dokumentere, at der har været afholdt sygefraværssamtaler, at arbejdsgiveren har gjort den ansatte opmærksom på de problemer, den ansattes fravær giver i forhold til opgaveløsningen, og at arbejdsgiveren og den ansatte sammen har drøftet mulighederne for, at den ansatte  i forbindelse med en længerevarende sygefraværsperiode eventuelt kan vende helt eller delvist tilbage til arbejdet.

Der kan være situationer, hvor arbejdsgiveren kan afskedige eller bortvise den ansatte, uden at der har været afholdt forudgående samtaler eller er givet advarsler, jf. bl.a. Højesterets dom af 17. marts 2016 (UfR2016.2145H) vedrørende en ansats brug af arbejdstelefon til køb af private togbilletter samt FV2015.0224 om bortvisning af en ansat på grund af bevidst urigtig tidsregistrering over en periode på seks måneder. Den pågældende ansatte havde 45 års anciennitet. Tjenestemandsloven indeholder ikke bestemmelser om bortvisning, men tjenestemænd kan afskediges med forkortet varsel eller uden varsel, jf. TL § 28, stk. 1, 2. pkt.

31.5.1.1. Tjenstlige samtaler/problemsamtaler

Før en arbejdsgiver når frem til at overveje afskedigelse af en ansat på grund af dennes forhold, vil den ansattes nærmeste chef eller HR ofte tage en samtale med den ansatte. I praksis omtales den slags samtaler ofte som tjenstlige samtaler/problemsamtaler. Den ansatte kan medbringe en bisidder til samtalen. Bisidderen kan være tillidsrepræsentanten, en kollega eller en tredje person. Det er op til den ansatte at afgøre, om vedkommende ønsker at gøre brug af denne ret.

Arbejdsgiveren bør anvende samtalen til dels at påtale de utilfredsstillende forhold, dels at forsøge at afdække årsagen til problemet, herunder om der foreligger undskyldelige omstændigheder.

Under samtalen kan det endvidere – afhængig af forholdets karakter – være hensigtsmæssigt, at arbejdsgiveren præciserer over for den ansatte, hvornår der forventes at være rettet op på de konkrete forhold. Efter omstændighederne kan dette kræves øjeblikkeligt, eller der kan fastsættes en dato for en opfølgningssamtale.

Det vil oftest være fornuftigt at udarbejde et referat af mødet, som den ansatte enten tiltræder indholdet af eller – som minimum – modtager i kopi.

Kommer der under samtalen nye oplysninger frem, kan det være relevant – og muligvis påkrævet – at foretage en yderligere afdækning af sagen for at sikre et fuldstændigt overblik.

Hvis den ansatte på trods af samtalen om de konkrete forhold om fx forbedring af sagsproduktion, ændring af adfærd eller reduktion af fravær ikke ændrer adfærd/retter op på forholdene, kan arbejdsgiverens næste reaktionsmulighed være at give den ansatte en advarsel - for tjenestemænds vedkommende en diskretionær advarsel. Se afsnit 31.5.2.1 om advarsler og afsnit 31.5.3.1 om diskretionære advarsler.
Kapitel 31. Sidst revideret 22.12.17