15.3.3. Ansættelsesbrev mv.

15.3.3.1. Formkrav og oplysningspligt

Et ansættelsesforhold bør etableres ved skriftlig aftale.

I henhold til ansættelsesbevisloven har arbejdsgiveren pligt til at underrette lønmodtagerne om vilkårene for ansættelsesforholdet. Loven gælder ikke, i det omfang der ved kollektiv overenskomst mv. er fastsat regler, der som minimum opfylder betingelserne i det EU-direktiv, som ligger til grund for loven.

For ansatte, der ikke er omfattet af centralorganisationernes forhandlingskompetence, gælder reglerne i ansættelsesbevisloven, jf. afsnit 15.3.3.8

Finansministeriet og centralorganisationerne har indgået en aftale, der erstatter lovens bestemmelser, jf. Fmst. cirk. 14/6 2002 om arbejdsgiverens pligt til at underrette arbejdstageren om vilkårene for ansættelsesforholdet.

Aftalen gælder for medarbejdere, hvis ansættelsesforhold varer mere end 1 måned, og hvis gennemsnitlige ugentlige arbejdstid overstiger 8 timer (beregnet over en periode på 4 uger). Der er ikke fastsat aldersgrænser, og ansatte under 18 år er derfor også omfattet af aftalen.

Reglerne gælder dog ikke for personer, der er omfattet af sømandsloven. For disse gælder særlige regler fastsat i henhold til lovgivningen.  

Ifølge aftalens § 2 skal der gives oplysning om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet herunder mindst de vilkår, der er opregnet i aftalen:

  • Arbejdsgiverens og arbejdstagerens identitet.
  • Arbejdsstedets beliggenhed eller i mangel af et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsagelig udføres, oplysning om, at arbejdstageren er beskæftiget på forskellige steder, samt om hovedsæde eller arbejdsgiverens adresse.
  • Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af arbejdstagerens titel, rang, stilling eller jobkategori.
  • Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt.
  • Ansættelsesforholdets forventede varighed, hvor der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse.
  • Arbejdstagerens rettigheder med hensyn til betalt ferie, herunder om der udbetales løn under ferie.
  • Varigheden af arbejdstagerens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom.
  • Den gældende eller aftalte løn, som arbejdstageren har ret til ved ansættelsesforholdets påbegyndelse, samt tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, fx pensionsbidrag og eventuel kost og logi. Endvidere skal der oplyses om lønnens udbetalingsterminer.
  • Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid.
  • Angivelse af, hvilke kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer arbejdsforholdet.

Oplysningerne skal gives senest 1 måned efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt.

Oplysningerne kan gives i de dokumenter og på den måde, der er nævnt i lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet. Ansættelsesbevisloven indeholder ikke formkrav til selve udleveringen af ansættelsesbeviset, men alene et krav om skriftlighed. Efter Beskæftigelsesministeriets vurdering er loven ikke til hinder for, at ansættelsesbeviset kan afleveres elektronisk, jf. Beskæftigelsesministeriets cirk. 1/1 2006.

Oplysningspligten kan opfyldes ved anvendelse af det ansættelsesbrev, der er optaget som bilag til Fmst. cirk. 12/2 2016 om ansættelsesbreve for overenskomstansatte i staten. 

Dette ansættelsesbrev bør så vidt muligt bruges ved enhver overenskomstansættelse i staten. 

Enhver ændring af væsentlige vilkår skal meddeles skriftligt til medarbejderen. Dette skal ske hurtigst muligt og senest 1 måned efter den dato, hvor ændringen træder i kraft. Dette gælder dog ikke, hvis ændringen skyldes ændringer i love, administrative bestemmelser, vedtægtsmæssige bestemmelser eller kollektive overenskomster, som arbejdsgiver henviser til i ansættelsesbrevet.

Aftalen indeholder yderligere regler bl.a. om tidsfrister, der er fastsat for seneste afgivelse af oplysningerne, om manglende overholdelse af oplysningspligten samt om yderligere oplysninger til medarbejdere, der arbejder i udlandet.

Uenighed om, hvorvidt ansættelsesmyndigheden har overholdt sin oplysningspligt efter aftalen, afgøres efter de sædvanlige fagretlige regler.

15.3.3.2. Krav om skriftlighed i funktionærloven

Ful § 5, stk. 2, og § 2, stk. 6, kræver, at der indgås en skriftlig kontrakt mellem funktionæren og arbejdsgiveren, hvis der skal gælde:

  • Forkortet opsigelsesvarsel ved længere tids sygdom (120-dages-reglen).
  • Forlænget opsigelsesvarsel.

Aftaler om forkortet opsigelsesvarsel på grund af sygdom kan kun indgås for personalegrupper uden for CFU's forhandlingsområde, jf. kapitel 31.

15.3.3.3. Prøveansættelse

Visse overenskomster foreskriver, at en nærmere angiven periode af ansættelsen betragtes som prøveansættelse, hvilket bl.a. kan have betydning for længden af opsigelsesvarslet.

15.3.3.4. Beskæftigelsesgrad

Overenskomsterne mv. angiver som regel et gennemsnitligt ugentligt timetal (for tiden 37 timer) for fuldtidsbeskæftigelse.

Stort set alle overenskomster og organisationsaftaler indeholder i dag hjemmel til deltidsansættelse.

I deltidsloven, jf. Lbekg. 815 26/9 2002, er det fastsat, at en lønmodtager og en arbejdsgiver under ansættelsen har ret til at aftale, at lønmodtageren arbejder på deltid. Dette gælder, uanset om der er direkte eller indirekte hindringer eller begrænsninger fx i medfør af kollektiv overenskomst, sædvane eller praksis. Krav om en timegrænse på ikke over 15 timer ugentligt kan dog opretholdes.

Lov om delpension medfører ikke nogen ændring i gældende overenskomstbestemmelser om deltidsbeskæftigelse. Ansøgninger om nedsat arbejdstid, der er begrundet i ønsket om overgang til delpension, skal derfor behandles efter de almindelige regler i den enkelte overenskomst mv.

Der henvises i øvrigt til afsnit 15.2.2.11 for så vidt angår deltidsansættelse og til kapitel 19 for så vidt angår ansættelse på plustid.

15.3.3.5. Tids- eller opgavebegrænset ansættelse

En ansættelsesaftale kan indgås for et forud aftalt tidsrum eller til udførelse af en bestemt arbejdsopgave. En sådan aftale medfører, at ansættelsesforholdet automatisk ophører, når tidsrummet er forløbet eller arbejdsopgaven er udført. En aftale herom skal dog være udtrykkelig, og skriftlighed må tilrådes.

I loven om tidsbegrænset ansættelse, jf. Beskæftigelsesministeriets Lbekg. 907 11/9 2008, er det fastsat, at ansættelsesvilkårene for en tidsbegrænset ansat ikke må være mindre gunstige end dem, der gælder for en sammenlignelig fastansat, hvis forskelsbehandlingen udelukkende er begrundet i ansættelsesforholdets tidsbegrænsede varighed og ikke i objektive forhold.

Hvis fastansatte har ret til særlige ansættelsesvilkår, når de opnår en vis anciennitet, har tidsbegrænset ansatte den samme ret, når de opnår den samme anciennitet. Dette gælder dog ikke, hvis et krav om forskellig anciennitet er begrundet i objektive forhold.

Loven opstiller også det krav, at arbejdsgiveren skal informere de tidsbegrænset ansatte om, hvilke stillinger der kan søges på arbejdspladsen, for at sikre at de har samme mulighed for at få en fast stilling som andre ansatte. Se tilsvarende lov om vikarers retstilling ved udsendelse af et vikarbureau m.v., jf. Beskæftigelsesministeriets L 595 12/06 2009.

Med hensyn til forlængelse af en tidsbegrænset ansættelse og varsler i øvrigt henvises til kapitel 31.

For så vidt angår ansættelse på åremål henvises til kapitel 13.

15.3.3.6. Frigørelsesattest

Med hensyn til udstedelse af frigørelsesattest til deltidsansatte henvises til kapitel 31.

15.3.3.7. Bibeskæftigelse

Med hensyn til muligheden for bibeskæftigelse henvises til afsnit 15.2.6, idet det må antages, at der i kraft af almindelige ansættelsesretlige, herunder navnlig funktionærretlige, regler og grundsætninger i praksis næppe er den store forskel mellem tjenestemænd og andre ansatte.

15.3.3.8. Individuel kontrakt

Som nævnt i kapitel 2 kan der i særlige tilfælde blive tale om at ansætte personer på individuel kontrakt.

I sådanne tilfælde er det vigtigt i ansættelsesbrevet at anføre ikke blot lønnen, men også øvrige ansættelsesvilkår (sygdom, ferie, opsigelse mv.) med henblik på at undgå senere tvivlsspørgsmål. For ansatte, der omfattes af funktionærloven og ferieloven, kan der i vidt omfang henvises til disse.

Der gælder i øvrigt en tilsvarende pligt til at give den ansatte oplysninger om ansættelsesforholdet som omtalt i afsnit 15.3.3.1, men i disse tilfælde på grundlag af reglerne i ansættelsesbevisloven.

Spørgsmål om eventuel manglende opfyldelse af oplysningspligten efter denne lov afgøres af Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg, jf. lovens § 5.

Finansministeriets kollektive aftaler med personaleorganisationerne gælder ikke for disse ansættelsesforhold, og dette kan heller ikke aftales. Hvis det findes hensigtsmæssigt, at en ansat på individuel kontrakt har vilkår, der svarer til overenskomstansatte på et sammenligneligt område, vil det i en række tilfælde kunne aftales, at kollektivt aftalte bestemmelser finder tilsvarende anvendelse i ansættelsesforholdet, evt. kun delvis. 

Nogle af ferielovens fravigelsesmuligheder forudsætter eksempelvis, at der er indgået kollektiv overenskomst herom. For personer på individuel kontrakt, som er omfattet af ferieloven, vil ferieaftalen med centralorganisationerne derfor kun delvis kunne finde tilsvarende anvendelse.

Åremålsaftalen og aftalerne om lokalløn og om chefløn er eksempler på generelle aftaler, der hverken helt eller delvis kan finde tilsvarende anvendelse for ansatte på individuelle vilkår.

Bestemmelserne efter EU-retten eller lovgivning i tilknytning hertil, som for statens vedkommende udmøntes ved kollektive aftaler med personaleorganisationerne, omfatter ikke ansatte på individuel kontrakt.

Fortolkningsspørgsmål og sager om eventuel misligholdelse kan ikke behandles i det fagretlige system, men henhører under domstolene.

Kapitel 15. Sidst revideret 06.01.17