19.5. Flekstidsordninger

19.5.1. Lokalaftale

For tjenestemænd samt overenskomstansatte inden for centralorganisationernes forhandlingsområde (ekskl. undervisningsområdet) er der hjemmel til, at der lokalt kan indgås aftale om flekstidsordninger.

En flekstidsaftale fraviger de centralt aftalte arbejdstidsregler på en række punkter. Når der indgås en lokalaftale om flekstid, skal parterne derfor sørge for, at aftalen regulerer alle forhold i forbindelse med flekstidsordningen.

Nedenfor er angivet en række forhold, som man i den forbindelse bør være opmærksom på.

19.5.2. Fikstid

Med en flekstidsordning er kun en del af den daglige arbejdstid fastlagt som fikstid - fx kl. 10-15 på ugens 5 første dage - hvor samtlige fuldtidsansatte medarbejdere skal møde.

19.5.3. Flekstid

Fikstiden suppleres med en flekstid, der normalt vil være et nærmere fastsat tidsrum før og efter fikstiden, hvor de ansatte frit kan placere den resterende del af arbejdstiden. Med en fikstid som i ovennævnte eksempel kan flekstiden fx ligge mellem kl. 08 og kl. 10 og mellem kl. 15 og kl. 19. Medarbejdernes frihed med hensyn til arbejdstidstilrettelæggelsen i flekstiden har dog den modifikation, at institutionen skal være funktionsdygtig i normal åbningstid/ekspeditionstid. De ansatte har derfor en forpligtelse til at sikre en tilstrækkelig personaledækning i dette tidsrum.

Medmindre andet er aftalt, kan der kun ydes ulempegodtgørelse for arbejde inden for flekstiden, hvis den særlige placering af arbejdstiden har været beordret eller nødvendig af hensyn til en forsvarlig varetagelse af arbejdsopgaverne.

19.5.4. Deltidsansatte

For deltidsansatte kan der fastsættes særlige regler vedrørende fikstiden for at undgå, at flekstidsordningen bliver illusorisk.

19.5.5. Opgørelse

Udgangspunktet er, at en fuldtidsansat skal præstere en arbejdstid på gennemsnitlig 37 timer pr. uge (for deltids- og plustidsansatte et forholdsmæssigt lavere/højere timetal). Flekstidsordningen må derfor udbygges med bestemmelser om opgørelsesperioder og marginer for den tilladte under- og overskudstid. Opgørelsesperioden på administrativt betonede områder vil typisk kunne fastsættes til en måned.

Der bør i en flekstidsordning være bestemmelser om, at der ved opgørelsesperiodens udgang maksimalt kan være udsving på fx 10 underskudstimer/15 overskudstimer.

Yderligere kan der i ordningen være indbygget begrænsninger med hensyn til, hvor mange fleksarbejdstimer der kan godskrives pr. arbejdsdag.

19.5.6. Overskudstimer

De timer, der ligger ud over den pågældendes gennemsnitlige ugentlige timetal ved flekstidsopgørelsen, udløser ikke overarbejdsbetaling, men overføres time for time til den følgende periode eller henføres til en særlig fleksopsparingskonto.

Hvis flekstidssystemet er baseret på en obligatorisk overførsel til den følgende periode, kan den samlede overskudstid ikke overstige det tilladte maksimum.

En egentlig flekstidsopsparing medfører derimod, at hver periodes overskud (inden for det tilladte maksimum) kan sammenlægges til senere afvikling. Det vil dog som oftest være hensigtsmæssigt i en sådan ordning at indføre et totalt maksimum for at undgå for store udsving i arbejdstiden.

19.5.7. Underskudstimer

Det vil være hensigtsmæssigt, at flekstidsordningen indeholder en bestemmelse om et totalt maksimum på fx 10 underskudstimer, så det ikke er muligt at opspare underskudstimer.

19.5.8. Afvikling

Ordningen kan udformes sådan, at opsparet flekstid også kan afvikles som hele dage, dvs. at fikstidsforpligtelsen suspenderes under afviklingen.

De overskudstimer, der ligger ud over det fastsatte maksimum, bortfalder som udgangspunkt ved opgørelsesperiodens udgang og kan således ikke udløse kontant betaling eller anden honorering.

Hvis den lokale flekstidsordning åbner mulighed for, at sådanne overskudstimer i visse situationer kan overføres til over-/merarbejdskontoen, behandles timerne herefter som almindelige over-/merarbejdstimer, der afspadseres/betales efter de herom gældende regler, herunder reglerne om eventuel konvertering til opsparingsdage.

19.5.9. Registrering

En flekstidsordning forudsætter normalt særlige systemer, der registrerer de ansattes tilstedeværelse.

Registreringssystemerne må suppleres med særskilt indrapportering i de situationer, hvor timer inden for fiks-/flekstiden skal medregnes i den samlede arbejdstidsopgørelse, uden at den ansatte er til stede på arbejdspladsen.

Det gælder bl.a. for:

  • Arbejdstid, der præsteres andre steder end i selve institutionen
  • Feriedage/særlige feriedage
  • Afspadsering
  • Sygedage
  • Andet lovligt fravær

19.5.10. Andet lovligt fravær

I forbindelse med begrebet "andet lovligt fravær" bør der fastlægges retningslinjer for, om og i hvilket omfang lægebesøg o.l. i fiks- og/eller flekstiden kan godskrives som arbejdstid.

19.5.11. Over-/merarbejde

Ordningen bør konstrueres, så det er muligt at skelne mellem på den ene side egentlig flekstid og på den anden side beordret arbejde, der udføres inden for flekstiden, men som skal holdes uden for flekstidsregnskabet.

En metode til brug for denne sondring kan være indførelse af en såkaldt kontortid, dvs. ugens arbejdstimer fordelt på de enkelte arbejdsdage med klokkeslætsangivelse.

Arbejde inden for kontortiden vil i så fald kunne defineres som flekstid og indgå i flekstidsregnskabet, uanset om placeringen af arbejdstiden er sket efter den ansattes eget ønske eller efter konkret pålæg fra ledelsen.

Arbejde uden for kontortiden, der tillige overstiger det gennemsnitlige daglige timetal (for fuldtidsansatte: 7 timer 24 minutter), og som er pålagt af ledelsen, vil omvendt skulle registreres særskilt og holdes uden for flekstidsregnskabet.

Det vil sige, at der i denne model er tre betingelser, som alle skal være opfyldt, før arbejde udført inden for flekstiden kan holdes uden for flekstidsregnskabet:

  • Arbejdet skal være pålagt/nødvendigt
  • Arbejdet skal ligge uden for kontortiden
  • Arbejdstiden skal overstige 7 timer 24 minutter (for fuldtidsansatte)

Ledelsen kan pålægge den ansatte at kompensere sådanne særskilt registrerede timer med tilsvarende frihed i løbet af samme normperiode, fx i form af hele fraværsdage (fravær i fikstiden). Fraværstimerne indgår i så fald som præsterede timer i flekstidsregnskabet.

Hvis timerne ikke kompenseres med frihed, vil de ved normperiodens udløb skulle behandles efter reglerne om over- eller merarbejde.   

19.5.12. Rådighedsforpligtelse

Det er væsentligt, at flekstidsordningen ikke fører til en omgåelse af de merarbejdsforpligtelser, der knyttes til forskellige tillægsordninger, fx fuldmægtiges rådighedstillæg. Det er derfor vigtigt, at der lokalt aftales ordninger, der indebærer, at rådighedsforpligtelsen ikke udhules ved indførelse af flekstid.

Merarbejde for ansatte med rådighedsforpligtelse, fx fuldmægtige, kan herefter eksempelvis defineres som

  • dels arbejde, der ligger uden for fiks-/flekstiden
  • dels arbejde, der udføres i flekstiden, men uden for kontortiden og efter direkte pålæg, og som overstiger 7 timer 24 minutter pr. dag (for fuldtidsansatte)

Et således konstateret merarbejde, der overstiger den merarbejdsforpligtelse, der anses for godtgjort med tillægget, skal honoreres efter de gældende regler herom.

Fuldmægtige med rådighedsforpligtelse, som har tilladelse til at undervise i arbejdstiden, skal modregne undervisningstiden i merarbejdsopgørelsen og/eller rådighedstillægget efter hidtidig praksis.

19.5.13. Ferie/sygdom mv.

Kontortiden kan bruges som grundlag for at fastsætte den arbejdstid, der skal medregnes for ferie- og sygedage.

19.5.14. Fratræden

Flekstidsordningen bør indeholde bestemmelser om, hvad der skal ske med over-/underskudstimer i forbindelse med fratræden.

19.5.15. Suspension

Der må tages stilling til, om ledelsen i særlige spidsbelastningsperioder, eller hvor hensynet til arbejdets tilrettelæggelse i øvrigt gør det nødvendigt, skal kunne suspendere flekstidsordningen.

19.5.16. Ophør

Ved fastlæggelsen af retningslinjerne for flekstidsordningen skal der tages stilling til, hvordan flekstidsordningen kan bringes til ophør eller ændres, og med hvilket varsel det kan ske.

Herunder bør det også afklares, om enkeltgrupper, sektioner e.l. kan "melde sig ud", uden at det får konsekvenser for den samlede ordning.

Kapitel 19. Sidst revideret 29.06.17