Kapitel 9. Forvaltningsret, persondataloven mv.

Dette kapitel indeholder en gennemgang i hovedtræk af forvaltningsloven og visse andre forvaltningsretlige regler og principper, der har betydning for administrationen på det personale- og ansættelsesretlige område, herunder en beskrivelse af samspillet med det almindelige ansættelsesretlige system.

Yderligere indeholder kapitlet en overordnet gennemgang af de persondataretlige regler, der supplerer de forvaltningsretlige regler på det personaleadministrative område.

9.1. Forvaltningsloven

9.1.1. Lovens område

Forvaltningsloven gælder i henhold til § 1, stk. 1, for alle dele af den offentlige forvaltning.

Loven gælder som hovedregel kun for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, jf. § 2, stk. 1. Sager om såkaldt faktisk forvaltningsvirksomhed er ikke omfattet. Uden for loven falder således fx patient- og anden klientbehandling, undervisning og rådgivning.  

Bestemmelserne om inhabilitet gælder også for behandlingen af sager om privatretlige dispositioner, herunder indgåelse af kontraktsforhold o.l., jf. forvaltningslovens § 2, stk. 2. Lovens bestemmelser om bl.a. tavshedspligt, jf. § 27, videregivelse, jf. § 28, og indhentning af oplysninger, jf § 29, gælder for al virksomhed inden for den offentlige forvaltning.

Loven er uddybet i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (1986).

I det følgende er fremstillingen i en række tilfælde suppleret med udtalelser fra Folketingets Ombudsmands Beretninger (FOB).

9.1.1.1. Afgørelsesbegrebet

Afgørelser er udtalelser, der går ud på at fastsætte, hvad der er eller skal være ret i et foreliggende tilfælde.

En række grundlæggende beslutninger, som det offentlige træffer som arbejdsgiver i forhold til de ansatte, betragtes, efter praksis fra Folketingets Ombudsmand som afgørelser i forvaltningslovens forstand.

Som eksempler på afgørelser på personaleområdet kan nævnes sager om

  • ansættelse
  • forfremmelse
  • afskedigelse (også inden for prøvetiden)
  • forlængelse af prøvetiden for tjenestemænd
  • ændringer i ansættelsesforholdet, der er så indgribende, at de for tjenestemænd giver ret til afsked med pension og for overenskomstansatte kun kan gennemføres med et varsel svarende til opsigelsesvarslet
  • suspension af tjenestemænd og midlertidig overførelse til andet arbejde
  • lønindeholdelse/lønstandsning i forbindelse med suspension eller ulovlig udeblivelse samt efterbetaling af indeholdt løn under suspension
  • pålæg af disciplinærsanktioner efter tjenestemandsloven
  • advarsler til og disciplinært begrundede forflyttelser af overenskomstansatte
  • diskretionær ændring af tjenestested begrundet i individuelle forhold hos den ansatte, som har negativ indflydelse på ansættelsesforholdet, herunder samarbejdsvanskeligheder
  • tildeling af tjenestefrihed/orlov
  • fastsættelse af boligbidrag for statens tjenesteboliger. 

Uden for afgørelsesbegrebet falder derimod tjenestebefalinger og beslutninger, der er udslag af arbejdsgiverens ledelsesret, fx om

  • institutionens organisation
  • hvorledes de ansatte skal udføre deres arbejde
  • hvor inden for ansættelsesområdet en ansat skal gøre tjeneste, herunder forflyttelser, der ikke er begrundet i en kritik af den ansattes adfærd
  • fastlæggelse af vagtskemaer
  • placering af ferie
  • placering af fridage
  • pålæg om overarbejde
  • pålæg om deltagelse i efteruddannelse som led i tjenesten
  • fastsættelse af boligbidrag for statens lejeboliger. 

Ydelse af lokallønstillæg falder ligeledes uden for afgørelsesbegrebet. Dette er fastslået af Østre Landsret i dom af 22. december 2003, hvor retten fandt, at en arbejdsgivers beslutninger i forbindelse med indgåelse af lokallønsaftaler ikke er afgørelser i forvaltningslovens forstand, og at der dermed ikke er krav om partshøring og begrundelse. Retten henviste herved til, at grundlaget for fordeling af lokallønsmidler er af aftaleretlig karakter. Dommen blev af de grunde, der er anført af landsretten, stadfæstet af Højesteret ved dom af 14. april 2005 (UfR 2005.2111H).

Det er heller ikke en afgørelse i forvaltningslovens forstand at fritage en ansat for tjeneste uden indskrænkninger i løn eller andre rettigheder efter ansættelsesforholdet, mens det overvejes, om der er grundlag for at afskedige den pågældende. Der henvises til Vestre Landsrets dom af 29. november 2006. I visse tilfælde kan beslutningen dog være så indgribende, at det følger af almindelige principper om god forvaltningsskik, at beslutningen bør begrundes, og at den ansatte bør have lejlighed til at udtale sig.

Ombudsmanden har tilsvarende i en konkret sag (FOB 1998, side 423) udtalt, at det næppe kunne anses for en afgørelse i forvaltningslovens forstand at fritage ansatte for tjeneste uden lønreduktion og derefter i et vist omfang lade dem stå til rådighed for en såkaldt jobbørs, der havde til opgave at sørge for, at de blev genbeskæftiget. Da overførslen måtte forventes at blive af en vis varighed og indebar en væsentlig ændring i arbejdets omfang, havde det dog efter ombudsmandens opfattelse været bedst stemmende med god forvaltningsskik at begrunde beslutningen og give de ansatte mulighed for at udtale sig om spørgsmålet inden overførslen.

Det er ikke muligt at foretage en udtømmende opregning af, hvilke beslutninger der er omfattet af forvaltningslovens afgørelsesbegreb. Det anbefales imidlertid at følge forvaltningslovens regler, hvis der opstår tvivl om, hvorvidt en beslutning må betragtes som en afgørelse.

9.1.1.2. Partsbegrebet

En række af forvaltningslovens bestemmelser er specielt af betydning for den, der er part i en sag. I personalesager vil parten typisk være den ansatte. De forhandlingsberettigede organisationer er derimod ikke parter i forvaltningslovens forstand i sådanne sager. Om partsbegrebet henvises i øvrigt til pkt. 50-55 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven.

9.1.2. Notatpligt

I afgørelsessager skal en myndighed, når den pågældende myndighed mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt gøre notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne eller vurderingerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 1.

Endvidere skal myndigheden i afgørelsessager tage notat om væsentlige sagsbehandlingsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter, jf. lovens § 13, stk. 2.

9.1.3. Inhabilitet

Forvaltningslovens §§ 3-6 indeholder generelle regler om personlig inhabilitet. De former for interessekollision, der kan medføre inhabilitet, er opregnet i § 3, stk. 1. Reglerne skal sikre, at afgørelser mv. ikke påvirkes af uvedkommende hensyn.

Den, der er inhabil i en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af sagen, jf. forvaltningslovens § 3, stk. 3. Den, der kan være inhabil, skal normalt underrette sin foresatte om inhabiliteten, jf. § 6, stk. 1.

Reglerne om inhabilitet har fx betydning, når der skal træffes afgørelse om ansættelse, forfremmelse og afskedigelse, og i tilfælde, hvor der skal afgives udtalelser i henhold til TL § 8, stk. 1, jf. kapitel 15.

9.1.4. Vejledningspligt

Efter forvaltningslovens § 7, stk. 1, skal en forvaltningsmyndighed i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. Denne regel gælder også for så vidt angår personaleadministrationen.

Myndigheden har herudover i et vist omfang pligt til på eget initiativ at vejlede den ansatte i afgørelsessager, fx om de regler, der gælder på området, jf. FOB 1990, side 357.

9.1.5. Partsrepræsentation

Den, der er part i en sag, kan som hovedregel på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre, jf. forvaltningslovens § 8, stk. 1.

9.1.5.1. Hvem kan repræsentere?

Forvaltningsloven indeholder ingen regler om, hvem der kan repræsentere eller bistå parten. Den pågældende kan derfor lade sig repræsentere eller bistå af sagkyndige, fx en advokat, en tillidsrepræsentant eller af andre. Parten kan også lade sig repræsentere eller bistå af en organisation, også selv om organisationen ikke er forhandlingsberettiget efter de ansættelsesretlige regler. Der kan efter omstændighederne forlanges dokumentation for fuldmagtsforholdet.

Om tjenestemænds ret til at møde med bisidder under tjenstligt forhør, se også kapitel 29.

9.1.5.2. Undtagelser

Reglerne om partsrepræsentation gælder ikke, hvis partens interesse i at kunne lade sig repræsentere eller bistå af andre findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, eller hvor andet er fastsat ved lov, jf. forvaltningslovens § 8, stk. 2. Det er i forarbejderne forudsat, at der kun i ganske særlige tilfælde bør nægtes en part adgang til at lade sig repræsentere eller bistå af andre under sagens behandling.

Reglerne om partsrepræsentation gælder således ikke, når partens medvirken er af betydning for sagens afgørelse. Det vil fx være tilfældet i forbindelse med helbredsundersøgelser, der kræves efter TPL § 32, stk. 1, eller under tjenstligt forhør. Parten vil dog i disse tilfælde kunne lade sig bistå af andre, fx have en bisidder.

 

9.1.5.3. Omkostninger

Omkostninger ved eventuel sagkyndig bistand er myndigheden uvedkommende, medmindre myndigheden har særlig hjemmel eller pligt til at dække udgifterne, eller dette følger af almindelige erstatningsretlige regler. Tjenestemandsloven indeholder bl.a. regler, hvorefter udgifterne til en tjenestemands bisidder under tjenstligt forhør kan godtgøres i visse tilfælde, jf. kapitel 29.

9.1.6. Partsaktindsigt

Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 1.

9.1.6.1. Omfang

Partsaktindsigten omfatter efter forvaltningslovens § 9, stk. 2, nr. 1, alle dokumenter, der vedrører sagen. Retten til aktindsigt efter forvaltningslovens § 9, stk. 2, nr. 1, i et dokument, der er afsendt af en myndighed til andre end den part, der anmoder om aktindsigt, gælder først fra dagen efter afsendelsen, jf. lovens § 9, stk. 4. Retten til aktindsigt omfatter endvidere indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 2, nr. 2. Der kan også være tale om ikke-skriftligt udformet materiale. Om dokumentbegrebet henvises i øvrigt til pkt. 4.1.4 i Justitsministeriets vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen.

9.1.6.2. Undtagelser

Der er dog visse undtagelser fra retten til partsaktindsigt.

I sager om ansættelse og forfremmelse har ansøgeren kun krav på at blive gjort bekendt med de dokumenter mv., der vedrører den pågældendes egne forhold, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 3. Sådanne sager er heller ikke omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 1.

I TL § 5 er der dog særlige regler om udlevering af ansøgerlister i forbindelse med ansættelse i tjenestemandsstillinger, jf. kapitel 15.

Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1. Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke afgivet til udenforstående.

Dokumenter, der afgives til udenforstående, fx til en borger eller en anden forvaltningsmyndighed, mister deres interne karakter, og kan i så fald ikke undtages fra aktindsigt, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde. 

Interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, er dog i henhold til forvaltningslovens § 13 omfattet af retten til aktindsigt, når

  • dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse
  • dokumentet alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedsloven, jf. afsnit 9.1.2 eller
  • dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.

Retten til aktindsigt omfatter efter forvaltningslovens § 14 ikke visse særlige dokumenter:

  • Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder.
  • Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.
  • Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.

Ministeriers og styrelsers brevveksling med Kammeradvokaten, Justitsministeriets lovafdeling og Finansministeriet i forbindelse med retssager, voldgiftssager o.l. på personaleområdet falder ind under § 14, stk. 1, nr. 3, jf. FOB 1990, side 63, og er dermed ikke omfattet af retten til aktindsigt. Bestemmelsen kan også anvendes ved overvejelse af, om retssag mv. bør føres, og ved brevveksling med sagkyndige om juridiske tvivlsspørgsmål. Det er dog en forudsætning, at en retssag e.l. er en nærliggende mulighed.

9.1.6.3. Ekstraheringspligt

Oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagens afgørelse, er uanset forvaltningslovens § 12 og § 14 omfattet af retten til aktindsigt, jf. § 14 a. Det samme gælder oplysninger om eksterne faglige vurderinger, som findes i sådanne dokumenter, der er omfattet af § 12 og § 14, nr. 1 og 2.

Herudover fremgår det af lovens § 14 b, at i sager, hvor det er almindelig praksis at indhente eksterne faglige vurderinger af spørgsmål til brug for afgørelsen af den pågældende type sager, omfatter retten til aktindsigt oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, som måtte være foretaget af de pågældende spørgsmål.

 

9.1.6.4. Begrænsninger

Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private eller offentlige interesser, jf. nærmere forvaltningslovens §§ 15-15 b. I lovens §§ 15-15 b opregnes en række hensyn, der kan begrunde undtagelse fra aktindsigt.

Gør de hensyn, der er nævnt i §§ 15-15 b, sig kun gældende for en del af et dokument, skal der meddeles parten aktindsigt i dokumentets øvrige indhold, jf. § 15 c. Dette gælder dog ikke, hvis

  • det vil medføre en prisgivelse af det eller de hensyn, der er nævnt i §§ 15-15 b
  • det vil indebære, at der gives en klart vildledende information, eller
  • det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold. 

 

9.1.6.5. Behandling af aktindsigtssager

Myndigheden skal snarest tage stilling til, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette, på grund af fx sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den aktindsigtssøgende skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Nærmere regler om afgørelse af sager om aktindsigt og klageadgang findes i forvaltningslovens §§ 16 og 17.

9.1.6.6. Udsættelse af sagen

Hvis en part under behandlingen af en sag anmoder om aktindsigt, og anmodningen efter loven skal imødekommes, skal sagens afgørelse udsættes, indtil der er givet parten adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne, jf. forvaltningslovens § 9 b, stk. 1.

Det gælder ifølge § 9 b, stk. 2, dog ikke, hvis

  • udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse
  • partens interesse i udsættelse findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod udsættelse.

Om myndighedens pligt til at udsætte sagen efter anmodning fra parten i forbindelse med retten til at afgive udtalelse, se afsnit 9.1.11.

9.1.6.7. Egenacces

Efter de nærmere regler i offentlighedslovens § 8 har den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, ret til at blive gjort bekendt med oplysningerne, uanset om den pågældende er part i en sag.

9.1.7. Partshøring efter forvaltningsloven

Forvaltningsloven indeholder i §§ 19 og 20 regler om myndighedens pligt til at foretage partshøring.

Partshøringen skal sikre, at den, der er part i en sag, får mulighed for at gøre sig bekendt med og kommentere myndighedens beslutningsgrundlag, inden der træffes afgørelse.

9.1.7.1. Hvad skal der høres om?

Partshøring skal ske, når parten ikke kan antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne eller vurderingerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Myndigheden bør gå ud fra, at parten ikke er bekendt med, at en oplysning eller vurdering indgår i grundlaget for sagen, medmindre andet klart fremgår.

Oplysninger om en sags "faktiske grundlag" omfatter således egentlige faktuelle oplysninger. Ved en "faglig vurdering" forstås navnlig en vurdering, der er foretaget af en person, institution eller myndighed, som på grund af sin faglige viden og indsigt har særlige forudsætninger for at udtale sig om et bestemt spørgsmål. Vurderingen skal være "ekstern", dvs. være foretaget af en anden end myndigheden selv.

Om partshøring over myndighedens egen bedømmelse af sagen henvises til afsnit 9.1.8 og afsnit 9.1.8.2.

Myndigheden kan gøre den pågældende part bekendt med oplysningerne fx ved at give vedkommende en kopi af de relevante dokumenter eller en fremstilling af sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger.

Nedenfor angives nogle situationer, hvor anvendelse af høringsreglerne kan give anledning til særlig tvivl.

Hvis myndigheden ønsker at afskedige en ansat på grund af sygdom, skal vedkommende høres over en eventuel lægeerklærings konklusion, medmindre den ansatte er bekendt med oplysningerne og med, at disse indgår i grundlaget for afgørelsen.

Ved afsked af et større antal kvalificerede medarbejdere som følge af nedskæringer begrundet i lønsumsmangel skal de pågældende høres over årsagen til arbejdsmanglen, fx budgetnedskæringer, og om, hvori arbejdsmanglen/besparelserne består. De skal endvidere høres over de kriterier, som myndigheden lægger vægt på, samt høres over, at de på baggrund af disse kriterier påtænkes afskediget.

Der kræves ikke herudover en uddybning af myndighedens vurdering af de pågældende medarbejdere i forhold til andre medarbejdere, jf. Østre Landsrets dom af 25. maj 2005, hvor retten fandt, at en uddybning af pågældendes relative vægtning i forhold til andre kvalificerede medarbejdere ligger uden for begrundelseskravet i forvaltningslovens § 19. Landsrettens afgørelse er stadfæstet af Højesteret den 27. november 2006 (UfR 2007.537 H).

Afgørelser om bortvisning skal træffes hurtigst muligt efter misligholdelsen, jf. kapitel 31. Denne betingelse må tilsvarende anses for opfyldt, hvis partshøringen er iværksat hurtigst muligt efter misligholdelsen, selv om høringen medfører, at afgørelsen om bortvisning først kan træffes senere.

Partshøring i bortvisningssager skal ses i sammenhæng med, at det er en materiel betingelse for at bortvise, at arbejdsgiveren reagerer hurtigt på de forhold, som berettiger til bortvisning. I U 2007.692Ø forløb der fem arbejdsdage fra episoden, der førte til bortvisning, og indtil partshøringen blev iværksat. Under hensyn til karakteren af den hændelse, sagen angik, var adgangen til at bortvise medarbejderen ikke fortabt.

På baggrund af dommen må det antages, at kravet om en hurtig reaktion opretholdes i disse sager, men at en hurtig iværksat bortvisning - hvoraf det fremgår, at arbejdsgiveren agter at træffe afgørelse om bortvisning - er tilstrækkeligt til at opfylde kravet om, at der skal reageres med det samme.

I forbindelse med disciplinære forhold skal den ansatte høres såvel over den tjenstlige indberetning som over en eventuel beretning og indstilling fra forhørslederen, jf. kapitel 29.

9.1.7.2. Opsigelsesvarsler mv.

Afskedigelse kan først finde sted, når partshøringen er gennemført. Dette kan have betydning for længden af eventuelle opsigelsesvarsler og i forbindelse med afskedigelse af prøveansatte.

9.1.7.3. Undtagelser

Pligten til partshøring efter forvaltningsloven gælder ikke i de tilfælde, der er nævnt i lovens § 19, stk. 2, og § 20, stk. 1. Pligten til partshøring gælder heller ikke, i det omfang der er fastsat regler herom i henhold til § 19, stk. 3. Det beror på en konkret vurdering i den enkelte sag, om disse undtagelsesbestemmelser er anvendelige.

9.1.8. Videregående pligt til partshøring

I praksis er det fast antaget, at der i visse typer af sager gælder en ulovbestemt grundsætning om partshøring, der går videre end forvaltningslovens regler.

9.1.8.1. Hvilke sager?

Det drejer sig om sager om uansøgt afsked af disciplinære grunde, bortvisning og disciplinære sanktioner.

Det er i ombudsmandspraksis antaget, at tilsvarende gælder, hvis samarbejdsvanskeligheder mv. indgår i grundlaget for den påtænkte afsked. Vestre Landsret har imidlertid i en dom af 19. juni 2006 fastslået, at en diskretionær ændring af en ansats tjenestested og arbejdsopgaver begrundet i samarbejdsvanskeligheder ikke medfører en pligt til udvidet partshøring. Dommen er stadfæstet af Højesteret ved dom af 6. december 2007 (UfR 2008.636 H). 

Den videregående pligt til partshøring gælder heller ikke for sager om uansøgt afsked udelukkende på grund af arbejdsmangel, besparelser o.l. eller sygdom.

9.1.8.2. Hvad skal der høres over?

Partshøring efter denne grundsætning omfatter ikke blot sagens faktiske omstændigheder, jf. afsnit 9.1.7.1, men også myndighedens egen vurdering af sagens bevismæssige og retlige spørgsmål.

Det må således antages, at myndigheden i almindelighed skal give den ansatte en redegørelse for grundlaget for den påtænkte afsked eller sanktion, herunder de forhold fra den ansattes side, der lægges vægt på, og myndighedens foreløbige opfattelse af sagen.

Hvis der er bevismæssige spørgsmål, skal redegørelsen også angive myndighedens bevismæssige vurderinger.

Redegørelsen skal tillige indeholde myndighedens syn på sagens retlige spørgsmål, herunder de retsregler, der tænkes anvendt, og anvendelsen af reglerne på den konkrete sag.

9.1.8.3. Høringens form

Redegørelsen bør være skriftlig.

9.1.9. Høringsfrister

Myndigheden kan og bør fastsætte en frist for afgivelsen af udtalelsen, jf. § 19, stk. 1. Parten bør samtidig orienteres om, at myndigheden kan træffe afgørelse uden at afvente den pågældendes svar, hvis fristen overskrides.

Fristen skal fastsættes, så parten har rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje udtalelsens form og indhold. Længden kan fastsættes under hensyn til omfanget af oplysningerne og til sagens karakter, herunder om parten tidligere har været hørt om andre dele af sagen, og om sagens karakter betyder, at parten kan have behov for sagkyndig medvirken til udformning af udtalelsen.

Hvis parten ønsker fristen forlænget, bør myndigheden normalt imødekomme dette ønske, medmindre det væsentligt strider mod de hensyn, myndigheden lagde vægt på ved fastsættelse af fristen.

Hvis der ikke fastsættes en svarfrist, bør det gøres klart for parten, at myndigheden først fortsætter sagens behandling og træffer afgørelse, når udtalelsen er modtaget.

9.1.10. Høring efter ansættelsesretlige regler

De forvaltningsretlige høringsregler kan være suppleret af regler i den øvrige lovgivning, overenskomster mv.

9.1.10.1. Afsked af tjenestemænd

Eksempelvis indeholder TL § 31, stk. 1, regler om høring af vedkommende centralorganisation og af tjenestemanden selv i forbindelse med uansøgt afsked.

Pligten til at høre tjenestemanden selv efter tjenestemandsloven må antages at være opfyldt ved den forvaltningsretlige høring og vil derfor kunne foretages i samme ekspedition som denne.

9.1.10.2. Afsked af tillidsrepræsentanter

Efter aftalen om tillidsrepræsentanter i staten mv. kan en tillidsrepræsentant ikke afskediges, før sagen har været forhandlet med den personaleorganisation, som den pågældende er medlem af. Denne forhandling kan ikke erstatte den forvaltningsretlige høring af den ansatte selv.

9.1.11. Retten til at afgive udtalelse

Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse til sagen. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af udtalelsen, jf. forvaltningslovens § 21, stk. 1.

Retten til at forlange sagen udsat gælder efter § 21, stk. 2, dog ikke, hvis

  • udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse,
  • partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse, eller
  • der ved lov er fastsat særlige bestemmelser, der sikrer parten adgang til at afgive en udtalelse til sagen, inden afgørelsen træffes.

Om myndighedens pligt til at udsætte sagen i forbindelse med anmodning om partsaktindsigt, se afsnit 9.1.6.6.

9.1.12. Begrundelse

9.1.12.1. Afgørelsens form

Afgørelser om uansøgt afsked, bortvisning og disciplinære sanktioner bør meddeles skriftligt til den ansatte. Det anbefales, at også andre personaleretlige afgørelser normalt meddeles eller bekræftes skriftligt. Dette gælder også i de tilfælde, hvor de ansættelsesretlige regler ikke indeholder krav herom.

Det er myndigheden, der har bevisbyrden for, at afgørelsen er kommet frem til den pågældende part.

Normalt vil myndigheden kunne løfte denne bevisbyrde ved detaljeret at redegøre for proceduren for afsendelse af post ("systembeviset"). Afgørelsen må herefter anses for at være kommet (rettidigt) frem, medmindre der foreligger oplysninger – fx fra Post Danmark – der kan sandsynliggøre et andet forløb.

Ombudsmanden har i en udtalelse af 28. januar 2011, der er offentliggjort på www.ombudsmanden.dk, udtalt, at såfremt der er tale om en usædvanligt indgribende afgørelse, vil dette kunne spille ind ved domstolenes vurdering af den bevissikkerhed, der skal foreligge, for at et brev er afsendt og kommet frem.

9.1.12.2. Skriftlige afgørelser

En afgørelse, der meddeles skriftligt, skal være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold, jf. forvaltningslovens § 22.

9.1.12.3. Mundtlige afgørelser

Den, der har fået en afgørelse meddelt mundtligt, kan forlange at få en skriftlig begrundelse for afgørelsen, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende medhold. En anmodning herom skal fremsættes over for myndigheden inden 14 dage efter, at parten har modtaget underretning om afgørelsen, jf. forvaltningslovens § 23, stk. 1.

En anmodning om en skriftlig begrundelse skal besvares snarest muligt. Hvis anmodningen ikke er besvaret inden 14 dage efter, at anmodningen er modtaget af myndigheden, skal myndigheden underrette den pågældende om grunden hertil samt om, hvornår anmodningen kan forventes besvaret, jf. § 23, stk. 2.

9.1.12.4. Begrundelsens indhold

Begrundelsen skal fremtræde som en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold. Det er ikke muligt at foretage en præcis beskrivelse af, hvor udførligt en myndighed bør udforme begrundelsen. De nærmere regler om begrundelsens indhold findes i forvaltningslovens § 24.

Begrundelsen skal normalt indeholde

  • en henvisning til de relevante retsregler
  • en sagsfremstilling
  • en redegørelse for hovedhensynene i skønsmæssige afgørelser
  • en stillingtagen til partsanbringender.

9.1.12.5. Retsregler

Begrundelsen skal indeholde en præcis henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. Der skal således henvises til de relevante love og overenskomster med titel, nr. og dato samt paragraffer, stk., nr., litra, led osv. Det anbefales at bruge betegnelsen lov om tjenestemænd i stedet for det almindelige kaldenavn tjenestemandsloven. Tilsvarende gælder lov om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer frem for funktionærloven.

I det følgende gives nogle eksempler på henvisninger til retsregler.

I sager om uansøgt afsked af tjenestemænd skal der henvises til lov nr. 488 af 6. maj 2010 om tjenestemænd § 28, 1. eller 2. pkt. Hvis der er tale om disciplinær afsked, skal der henvises til § 24, 1. pkt., jf. § 28, 1. eller 2. pkt. Hvis afskedsgrunden er alder, skal der henvises til § 29, jf. § 28, 1. pkt., og til eventuel lovgivning eller aftale om pligtig afgangsalder.

Ved afskedigelse af funktionærer skal der henvises til § 2 i lov nr. 81 af 3. februar 2009 om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer. Hvis den pågældende er omfattet af en kollektiv overenskomst, skal der tillige henvises til overenskomstens afskedsbestemmelse. Tilsvarende gælder for overenskomstansatte, der ikke er funktionærer, men som i henhold til overenskomsten er tillagt funktionærrettigheder.

Funktionærloven indeholder ikke nogen direkte bestemmelse om bortvisning. I sager om bortvisning af funktionærer kan der i begrundelsen henvises til, at adgangen til bortvisning er forudsat i § 4, § 2 b, stk. 3, jf. stk. 1, og § 3, stk. 1, i lov nr. 81 af 3. februar 2009 om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer.

9.1.12.6. Sagsfremstilling

Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen.

Hvor omfattende og detaljeret redegørelsen skal være, afhænger af den enkelte sag. Der kan bl.a. tages hensyn til, om parten har medvirket i sagens behandling (særligt ved partshøring og partsaktindsigt), og om omstændighederne i øvrigt er velkendte for den pågældende. Herudover kan det indgå i vurderingen, om sagen er kompliceret. Hvis der er uenighed om sagens faktiske omstændigheder, skal begrundelsen referere de modstridende versioner, og det skal udtrykkeligt angives, hvilken version myndigheden har lagt til grund.

Navnlig i sager om uansøgt afsked, bortvisning og disciplinære sanktioner er det vigtigt, at begrundelsen indeholder en fyldestgørende sagsfremstilling.

I det følgende gives nogle eksempler på oplysninger i sagsfremstillingen.

I sager om afsked på grund af arbejdsmangel skal der gives oplysning om årsagen til arbejdsmanglen. Der skal desuden gøres rede for, hvori arbejdsmanglen/besparelserne består.

I sager om afsked på grund af sygdom skal der gives oplysning om, i hvilke perioder eller fra hvilken dato den ansatte har været syg.

I sager om afsked på grund af uegnethed eller samarbejdsvanskeligheder skal der gives en nærmere beskrivelse af de utilfredsstillende forhold, jf. FOB 1986, side 93, og kapitel 31.

I sager om afsked af tjenestemænd af disciplinære grunde er det ikke tilstrækkeligt blot at henvise til det tjenstlige forhør, hvis forhørsprotokollen ikke samtidig er vedlagt, jf. FOB 1990, side 400.

I sager om afsked af tjenestemænd på grundlag af en straffedom, jf. TL § 24, 3. pkt., og kapitel 29, skal der redegøres for, hvilken retsinstans der har afsagt dommen og datoen for dommens afsigelse. Der skal endvidere være en (kort) redegørelse for indholdet af de bestemmelser, som den pågældende er straffet efter, samt oplysning om strafudmålingen, jf. FOB 1990, side 400.

9.1.12.7. Hovedhensyn

Ved skønsmæssige afgørelser skal der i begrundelsen være en redegørelse for de hovedhensyn, der har været bestemmende for udøvelsen af skønnet, dvs. de kriterier, der er lagt til grund for afgørelsen. Afgørelsen i personaleretlige sager vil i vid udstrækning være skønsmæssige, idet betingelserne for at træffe afgørelsen og/eller afgørelsens indhold ofte ikke er særligt præcist angivet i retsforskriften.

Kriterierne skal gengives i begrundelsen, også selv om det måske ikke er særligt flatterende for den pågældende, jf. FOB 1990, side 375. I afskedssager kan myndigheden i givet fald vedlægge en "neutral" attestation svarende til tjenesteattesten efter Ful. § 17, jf. kapitel 31.

Om begrundelser på afslag på stillingsansøgninger henvises til kapitel 15.

I det følgende gives nogle eksempler på hovedhensyn, der vil kunne gøre sig gældende. 

I afskedssager skal der redegøres for, hvorfor det findes nødvendigt at afskedige den pågældende.

I sager om afsked på grund af arbejdsmangel, hvor der er tale om valg mellem flere ansatte, skal der i begrundelsen redegøres for de kriterier, der har ført til at afskedige den pågældende. 

I sager om afsked på grund af sygdom skal der bl.a. redegøres for bedømmelsen af, hvor generende den ansattes fravær er for udførelsen af arbejdsopgaverne. Der skal endvidere redegøres for vurderingen af udsigten til, at den ansatte bliver rask igen. Der kan fx henvises til en eventuel lægeerklærings oplysninger om sygdommens art og konklusionen med hensyn til generhvervelse af arbejdsevnen.

I sager om afsked på grund af uegnethed og samarbejdsvanskeligheder skal der redegøres for myndighedens vurdering af disse forhold.

I sager om afsked af disciplinære grunde skal der redegøres for, hvorfor forholdet gør den pågældende uegnet til fortsat ansættelse. I sager om afsked som følge af straffedom skal der fx indgå en vurdering af overtrædelsens art og omfang samt strafudmålingen, jf. FOB 1990, side 403.

9.1.12.8. Partsanbringender

I begrundelsen skal der tillige i fornødent omfang tages stilling til eventuelle partsanbringender, dvs. argumenter og synspunkter, som parten har fremført i sagen. Hvis parten har anført argumenter, som myndigheden anser for uvæsentlige eller irrelevante, men som parten selv tillægger stor vægt, bør det kort angives, at disse ikke er tillagt betydning, således at den pågældende kan se, at myndigheden har været opmærksom på argumenterne.

9.1.12.9. Begrænsning

Om begrænsning af begrundelsens indhold henvises til forvaltningslovens § 24, stk. 3.

9.1.13. Klagevejledning

Afgørelser, der kan påklages til en anden forvaltningsmyndighed, skal, når de meddeles skriftligt, indeholde en vejledning om klageadgang, jf. forvaltningslovens § 25, stk. 1. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende medhold.

Vejledningen skal indeholde oplysning om klageinstans og om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder oplysninger om en eventuel tidsfrist. Vejledningen skal også i fornødent omfang indeholde oplysning om, hvorvidt der inden for det pågældende sagsområde gælder særlige begrænsninger i klageinstansens kompetence.

9.1.14. Underskrift

Der er pr. 1. januar 2014 gennemført en generel regulering i forvaltningsloven af spørgsmålet om underskriftskrav, jf. lovens § 32 b. Reglerne indebærer, at i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal de dokumenter, der udgår fra myndigheden, være forsynet med en personlig underskrift eller være udformet på en måde, der i øvrigt sikrer en entydig identifikation af den, som er afsender af dokumentet, og at dokumentet er endeligt. Dette gælder dog ikke for dokumenter, hvor der anvendes automatisk sagsbehandling, og heller ikke for dokumenter, hvorved der kvitteres, rykkes eller foretages andre sagsbehandlingsskridt, der ikke er væsentlige.

9.1.15. Tavshedspligt

Det følger af forvaltningslovens § 27, stk. 1, at den, der virker inden for den offentlige forvaltning, har tavshedspligt, jf. straffelovens § 152 og §§ 152 c - 152 f, med hensyn til en række oplysninger, herunder bl.a. oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, jf. bestemmelsens stk. 1, nr. 1.

Hvilke oplysninger der er undergivet tavshedspligt, er nærmere angivet i forvaltningslovens § 27, stk. 1-7. 

Tavshedspligten bortfalder ikke med ansættelsens ophør. Også efter dette tidspunkt er tidligere offentligt ansatte bundet af deres tavshedspligt, således at de pågældende ikke uberettiget må videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, som de pågældende har fået kendskab til i forbindelse med tjenesten.

9.1.15.1. Afsked af overenskomstansatte

Ved uansøgt afsked af en overenskomstansat skal organisationen ifølge overenskomsten normalt samtidig have skriftlig meddelelse om opsigelsen. Meddelelsen kan gives i form af en kopi af opsigelsesskrivelsen, medmindre denne indeholder oplysninger, der er omfattet af tavshedspligten, jf. kapitel 31.

9.1.15.2. Afsked af tjenestemænd

Ved uansøgt afsked af en tjenestemand er der i henhold til TL § 31, stk. 1, pligt til at høre vedkommende centralorganisation, jf. kapitel 31. I forbindelse med denne lovbestemte høring kan der videregives fortrolige oplysninger i nødvendigt omfang, jf. FOB 1990, side 376.

I tilfælde, hvor der er indhentet en udtalelse fra Helbredsnævnet, skal høringen også omfatte nævnets konklusion med hensyn til vurderingen af, om tjenestemandens erhvervsevne er nedsat i en sådan grad, at den pågældende er ude af stand til at varetage tjenestemandsstillingen. De helbredsoplysninger, der fremgår af eller ligger til grund for nævnets udtalelse, kan derimod ikke videregives til centralorganisationen uden tjenestemandens samtykke.

9.1.16. Videregivelse og indhentning af oplysninger

9.1.16.1. Videregivelse af oplysninger

Videregivelse af oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger) til en anden forvaltningsmyndighed er reguleret af reglerne i persondataloven, jf. forvaltningslovens § 28, stk. 1.

For videregivelse af oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger) til en anden forvaltningsmyndighed gælder således reglerne i persondatalovens § 5, stk. 1-3, §§ 6-8, § 10, § 11, stk. 1, § 38 og § 40, jf. i øvrigt afsnit 9.8.  

Videregivelse af oplysninger af fortrolig karakter, som ikke er personoplysninger, er reguleret af forvaltningslovens § 28, stk. 2-5. Sådanne oplysninger må kun videregives til en anden forvaltningsmyndighed, når

1) den, oplysningen angår, udtrykkeligt har givet samtykke,
2) det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives, eller
3) det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe.

Helbredsoplysninger, som Moderniseringsstyrelsen som pensionsmyndighed har tilvejebragt til brug for afgørelser om ret til tjenestemandspension, kan kun videregives, hvis tjenestemanden eller tjenestemandspensionisten har givet samtykke hertil, jf. TPL § 32, stk. 2.

Hvis en ansættelsesmyndighed fx mener at have behov for at se sådanne helbredsoplysninger i forbindelse med overvejelser om afsked, omflytning, genansættelse mv., kan disse således kun videregives fra Moderniseringsstyrelsen med tjenestemandens eller tjenestemandspensionistens samtykke. 

9.1.16.2. Indhentning af oplysninger

Efter forvaltningslovens § 32 må den, der virker inden for den offentlige forvaltning, ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. Der gælder et tilsvarende ulovbestemt forbud mod at skaffe sig ikke-fortrolige oplysninger.

I sager, der rejses ved ansøgning, må oplysninger om ansøgerens rent private forhold ikke indhentes fra andre dele af forvaltningen eller fra en anden forvaltningsmyndighed, jf. forvaltningslovens § 29, stk. 1.

Det gælder dog ikke, jf. 29, stk. 2, hvis

  • ansøgeren har givet samtykke,
  • andet følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov eller
  • særlige hensyn til ansøgeren eller tredjemand klart overstiger ansøgerens interesse i, at oplysningen ikke indhentes.

Om indhentelse af straffeattest mv. i forbindelse med ansættelse henvises til kapitel 15.

9.2. Offentlighedsloven

9.2.1. Lovens område

Retten til aktindsigt for personer, der ikke er part i en sag (herunder en personalesag), er reguleret i offentlighedsloven.

Loven omhandler bl.a. al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning.

Loven er uddybet i Justitsministeriets vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen.

9.2.2. Aktindsigt i personalesager

9.2.2.1. Hovedregel

Efter offentlighedsloven er "sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste" undtaget fra aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 1.

Det samme gælder for andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste, jf. lovens § 21, stk. 2. Det vil typisk sige, at sager, der oprettes ved en medarbejders tiltræden, og på hvilke der løbende lægges oplysninger om den pågældendes lønforhold, ferieregnskab, sygelister, personalebedømmelser mv., som udgangspunkt ikke er undergivet aktindsigt, jf. dog nedenfor.

9.2.2.2. Undtagelser

Der er i sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold ret til aktindsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 3. Det gælder dog ikke i sager om ansættelse og forfremmelse.

Af lovbemærkningerne fremgår, at retten til aktindsigt i den ansattes uddannelse både omfatter uddannelse før ansættelsen og efteruddannelse, men ikke eksamenskarakterer.

Det fremgår endvidere, at der kun er ret til aktindsigt i nuværende og tidligere arbejdsopgaver, men ikke i hvilke arbejdsopgaver den ansatte skal varetage fremover, eller hvilke kurser den pågældende skal gennemgå.

Retten til aktindsigt i den ansattes lønmæssige forhold omfatter ikke kun grundløn, men også fx merarbejdsvederlag, kvalifikations- og funktionstillæg, særlige tillæg, fratrædelsesgodtgørelse og pension mv. De nærmere omstændigheder i forbindelse med tildeling af tillæg eller indgåelse af aftale om fratrædelsesgodtgørelse er derimod ikke omfattet af loven.

For ansatte i chefstillinger, det vil typisk sige stillinger som kontorchef og højere, gælder desuden, at disciplinære reaktioner af advarsel eller derover er omfattet af offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt inden for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse blev truffet, jf. § 21, stk. 3, 2. og 3. pkt.

At kun disciplinære reaktioner i form af advarsel eller derover er undergivet aktindsigt, betyder at der skal være tale om en egentlig sanktion. Der er ikke aktindsigt for så vidt angår "tjenstlige tilkendegivelser", herunder henstillinger, påmindelser mv. i anledning af forhold, som ansættelsesmyndigheden finder kritisable, men som ikke giver grundlag for at iværksætte en egentlig disciplinærforfølgning.

Det er kun oplysninger om selve den disciplinære reaktion, der er undergivet aktindsigt, dvs. ansættelsesmyndighedens skrivelse med den endelige afgørelse i sagen. Andre dokumenter og oplysninger i sagen, fx udskrifter af protokollen fra tjenstlige forhør og forhørslederens beretning, er ikke omfattet. Oplysninger i afgørelsen, som ikke særligt angår den disciplinære reaktion, skal bedømmes i overensstemmelse med de almindelige regler i § 21, stk. 2, og stk. 3, 1. pkt. Det indebærer fx., at en eventuelt angivet privat adresse i afgørelsen ikke er undergivet aktindsigt.

At oplysninger om navn, stilling, uddannelse mv. er undergivet aktindsigt efter lovens almindelige regler betyder, at de ikke kan undtages fra aktindsigt efter undtagelsesbestemmelsen i § 21, stk. 2. Spørgsmålet om aktindsigt i oplysningerne skal i stedet afgøres efter lovens almindelige regler.

9.2.2.3. Begrænsninger i retten til aktindsigt

Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter, jf. §§ 23-25.

Som interne dokumenter anses efter lovens § 23:

  • dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående,
  • dokumenter, der efter § 24, stk. 1, udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få brug for embedsværkets rådgivning og bistand, og
  • dokumenter, der efter § 25 udveksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger eller i forbindelse med drøftelser om fælles kommunale og regionale politiske initiativer.

Interne dokumenter mister som udgangspunkt deres "interne" karakter, når de afgives til udenforstående, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde, jf. § 23, stk. 2.

En brevveksling med en medarbejder om dennes egne personalemæssige forhold er ikke intern, fordi medarbejderen deltager i brevvekslingen som part i den pågældende sag og ikke på myndighedens vegne.

Efter § 27 er endvidere en række særlige dokumenter, herunder bl.a. myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, undtaget fra aktindsigt, jf. § 27, nr. 4.

Ligeledes kan aktindsigten være begrænset i medfør af lovens §§ 30 -32.

Endelig kan aktindsigt begrænses efter lovens § 33, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af visse væsentlige hensyn.

Efter § 33, nr. 1, kan retten til aktindsigt således bl.a. begrænses, når det er nødvendigt for at forebygge lovovertrædelser.

Bestemmelsen antages endvidere at give mulighed for fx at tilbageholde navnet på og eventuelt andre oplysninger om en sagsbehandler, hvis der er konkret formodning for, at den pågældende ellers vil blive udsat for repressalier. I FOU 2014.18 udtalte Ombudsmanden, at en anmodning om aktindsigt, der havde til formål at undersøge eventuelle habilitetsspørgsmål i forbindelse med myndighedens uddeling af tilskud, kunne siges at ligge i kernen af offentlighedslovens grundlæggende formål. Myndighedens ønske om at undgå urimelige beskyldninger mod enkelte ansatte kunne således ikke tilgodeses ved at nægte aktindsigt i de pågældende medarbejderes navne og initialer.

Derudover kan retten til aktindsigt efter § 33, nr. 5 - den såkaldte generalklausul - begrænses, i det omfang det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Bestemmelsen har et snævert anvendelsesområde og forudsættes alene anvendt, hvor hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller private interesser er klart påkrævet. I FOU 2015-24 fandt Ombudsmanden ikke tilstrækkelig anledning til at kritisere et afslag på aktindsigt i borgerens "egen sag" - dvs. egenacces. Borgerne havde udøvet chikane af særdeles grov karakter. Derfor fandt Ombudsmanden, at der var afgørende hensyn, som talte imod at give borgeren egenacces. I øvrigt kan en anmodning om aktindsigt afslås, såfremt anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål el. lign, som reguleret i den såkaldte chikanebestemmelse, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2, 2. pkt.

9.2.2.4. Ekstraheringspligt

Interne dokumenter, som er undtaget fra retten til aktindsigt, er omfattet af den såkaldte ekstraheringspligt, som er fastsat i § 28, stk. 1, og § 29, stk. 1. Det indebærer, at der efter omstændighederne er ret til indsigt i oplysninger i et internt dokument om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen, samt i oplysninger om henholdsvis eksterne faglige vurderinger (også i ikke-endelig form) og interne faglige vurderinger i endelig form.

Ansættelsesmyndigheden har derfor pligt til at uddrage disse oplysninger. Det kan ske ved at skrive de oplysninger, der er undergivet aktindsigt, over i et andet dokument, eller ved at dække de oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt, således at oplysningerne ikke fremgår af det udleverede dokument.

9.2.2.5. Meroffentlighed

Myndigheden skal efter offentlighedslovens § 14 i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt overveje, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end hvad der følger af §§ 23-35. Der kan gives aktindsigt i videre omfang, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler om behandling af personoplysninger.

Dette gælder efter § 14, stk. 2, også i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt i dokumenter og oplysninger, som indgår i sager, der er undtaget fra aktindsigt efter §§ 19-21, herunder personalesager.

I forbindelse med vurderingen af, om der kan meddeles aktindsigt efter § 14, må der foretages en afvejning af modstående interesser. Der skal således på den ene side tages hensyn til styrken, svagheden eller fraværet af den aktindsigtssøgendes interesse i at få indsigt i de pågældende dokumenter og oplysninger, og på den anden side styrken af den beskyttelsesinteresse, der ligger bag den pågældende undtagelsesbestemmelse og andre lovlige hensyn.

9.2.2.6. Orientering af den ansatte

Den ansatte antages ikke at være part i en sag om aktindsigt i den pågældendes personalesag. Det vil sige, at der ikke efter forvaltningsloven er pligt til at partshøre den ansatte, hvis der begæres aktindsigt i dennes personalesag.

Fremsættes der begæring om aktindsigt i en personalesag, skal myndigheden underrette den ansatte herom snarest med angivelse af, hvem der har fremsat begæringen, jf. offentlighedslovens § 41, 1. pkt. Når der er truffet afgørelse om aktindsigt, skal myndigheden underrette den ansatte om, hvilke oplysninger i sagen der er udleveret, jf. § 41, 2. pkt.

9.2.2.7. Krav til begæringen

En begæring om aktindsigt skal ikke opfylde særlige formkrav. Der er således ikke hjemmel til at stille krav om, at den, der anmoder om aktindsigt i fx en personalesag, skal begrunde begæringen eller godtgøre at have en særlig interesse i sagen.

Begæringen skal dog indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører, jf. offentlighedslovens § 9. En angivelse af en konkret sags journalnummer i en anmodning om aktindsigt vil være tilstrækkelig til, at myndigheden mv. ikke vil kunne afslå at behandle anmodningen, selv om kravet om angivelse af tema ud fra en principiel betragtning ikke kan siges at være opfyldt.

En begæring om aktindsigt kan imidlertid afslås, i det omfang behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug eller anmodningen må antages at tjene et retsstridigt formål e.l., jf. lovens § 9, stk. 2, nr. 1 og 2. Ombudsmanden har i FOU 2014.22 og i FOU 2014.36 udtalt sig om vigtigheden af dialog med den aktindsigtssøgende med henblik på at få afgrænset og konkretiseret anmodningen, inden der træffes afgørelse, om hvorvidt begæringen skal imødekommes eller afslås.

Der vil desuden kunne gives afslag på begæringer om aktindsigt i klare tilfælde af misbrug som fx, hvor der i chikanehensigt gentagne gange begæres aktindsigt i de samme dokumenter, eller hvor der begæres aktindsigt i et meget stort antal sager, der helt klart er uden interesse for den, der fremsætter begæringen.

9.3. Andre forvaltningsretlige grundsætninger

Ud over reglerne i forvaltningsloven gælder en række forvaltningsretlige grundsætninger, som også har betydning i forbindelse med personaleretlige afgørelser, og som kort vil blive omtalt nedenfor.

9.3.1. Officialmaksimen

Det er myndigheden, der har ansvaret for, at en sag er tilstrækkeligt oplyst. Ansvaret for, at de nødvendige oplysninger foreligger, og undersøgelser er foretaget, inden der træffes afgørelse, påhviler således som hovedregel den myndighed, der skal træffe afgørelse.

Det indebærer ikke nødvendigvis, at den kompetente myndighed selv skal tilvejebringe oplysningerne. Denne virksomhed kan være overladt til den eller de private parter eller andre myndigheder. Den kompetente myndighed har imidlertid ansvaret for, at sagsforberedelsen har været forsvarlig.

Finansministeriet har som svar på en henvendelse fra Folketingets Ombudsmand vedrørende anvendelse af anonyme medarbejderbidrag i forbindelse med resultatvurdering af ledere erklæret sig enig i, at anonyme medarbejderbidrag ikke kan indgå som grundlag for konkrete personaleretlige beslutninger over for offentligt ansatte ledere.

9.3.2. Lighedsgrundsætningen

Der må hverken forekomme direkte eller indirekte forskelsbehandling. Forvaltningsmyndighederne er således underlagt et krav om, at der ikke må gøres forskel på ensartede tilfælde.

I tillæg til den almindelige retsgrundsætning om lighed er der i lovgivningen fastsat en række specielle lighedsgrundsætninger, fx i lov om ligebehandling af kvinder og mænd. Der må eksempelvis ved ansættelse i det offentlige ikke lægges vægt på, om ansøgeren er mand eller kvinde.

9.3.3. Proportionalitetsprincippet

Proportionalitetsprincippet indebærer, at der skal være et rimeligt forhold mellem det passerede og sagens udfald. Fx skal en sanktion over for en ansat stå i et rimeligt forhold til forseelsen. Der gælder således et almindeligt forbud mod, at forvaltningen anvender mere indgribende foranstaltninger, hvis en mindre indgribende er tilstrækkelig.

9.3.4. "Skøn under regel"

Ved skønsmæssige afgørelser må der som hovedregel ikke opstilles regler, der begrænser eller udelukker skønnet. Det er således fx ikke normalt tilladt uden særlig hjemmel udelukkende at lægge vægt på ét kriterium med den konsekvens, at andre saglige kriterier udelukkes.

Betænkelighederne ved opstilling af en sådan regel består bl.a. i, at atypiske sager risikerer at blive ukorrekt behandlet.

9.3.5. Magtfordrejning

Der må ikke tages uvedkommende hensyn eller inddrages usaglige kriterier, når der skal træffes en afgørelse. Forvaltningen er således begrænset i valget af kriterier (hensyn), idet visse kriterier (hensyn) ikke lovligt kan indgå som grundlag for den foreliggende afgørelse. Det må afgøres konkret i den enkelte sag, hvilke kriterier og hensyn der lovligt kan inddrages.

I den forbindelse må man fx se på retsgrundlagets (lovens) formål, som det kommer til udtryk i formålsbestemmelser eller i lovens bemærkninger.

9.4. God forvaltningsskik

I ombudsmandspraksis er der fastslået en række principper for god forvaltningsskik. Ombudsmanden har endvidere peget på det ønskelige i, at offentlige myndigheder fører en hensynsfuld personalepolitik.

Myndigheden bør således i forbindelse med behandlingen af personalesager inddrage den ansatte i beslutningsprocessen - også ud over forvaltningslovens regler - og holde den ansatte orienteret om sagens gang. Herudover bør myndigheden i et vist omfang på eget initiativ vejlede den ansatte om den pågældendes retsstilling. Myndigheden bør endvidere tilrettelægge sagsbehandlingen, så den ikke trækker unødvendigt ud. Afgørelser bør meddeles direkte til den ansatte og ikke "ad tjenstlig vej", jf. FOB 1990, side 366.

9.5. Manglende overholdelse af forvaltningsloven og forvaltningsretlige grundsætninger

Sager om overtrædelse af de forvaltningsretlige regler mv. behandles ved de almindelige domstole og ikke i det fagretlige system.

Højesteret har i dom af 27. november 2006 (UfR 2007.537H) fundet, at de forvaltningsretlige regler om sagsbehandling skal bidrage til, at der i afskedigelsessager træffes saglige afgørelser. Tilsidesættelse af sagsbehandlingsregler kan derfor ikke i sig selv udløse et krav på kompensation, når afskedigelsen er saglig. 

9.6. Ytringsfrihed

Offentligt ansatte er som alle andre borgere beskyttet af grundlovens § 77 om ytringsfrihed og kan på egne vegne deltage i den offentlige debat og fremsætte personlige meninger og synspunkter. Dette gælder også emner, der vedrører deres eget arbejdsområde.

Beskyttelsen af offentligt ansattes ytringsfrihed gælder kun, når en offentligt ansat ytrer sig på egne vegne. Ledelsen kan således fastsætte regler for, hvem der må udtale sig på myndighedens vegne, og give nærmere retningslinjer for indholdet af sådanne udtalelser. Når en offentligt ansat derimod ytrer sig på egne vegne, kan ledelsen ikke kræve, at den ansatte først skal indhente tilladelse til at fremføre en påtænkt ytring. Ledelsen kan heller ikke kræve, at den ansatte skal orientere ledelsen om ytringer, der fremsættes på egne vegne. Hvis der er risiko for, at offentligheden fejlagtigt vil kunne opfatte en ytring som udtryk for ansættelsesmyndighedens synspunkter, skal den ansatte i forbindelse med ytringer vedrørende eget arbejdsområde præcisere, at vedkommende ytrer sig på egne vegne. Udgangspunktet er, at offentligt ansatte ikke efterfølgende kan pålægges ansvar i anledning af ytringer, som de fremsætter på egne vegne. Offentligt ansatte har således en udstrakt ytringsfrihed.

Der gælder dog nogle få begrænsninger i ytringsfriheden.

Den ansatte må ikke ytre sig om tavshedsbelagte oplysninger eller fremkomme med ærekrænkende udtalelser. Den ansatte må heller ikke ytre sig i en urimelig grov form eller fremsætte åbenbart urigtige oplysninger om væsentlige forhold inden for eget arbejdsområde.

Derudover må der, af hensyn til offentlige myndigheders interne beslutningsproces og funktionsevne, i særlige tilfælde udvises tilbageholdenhed med hensyn til ytringer om forhold, der vedrører eget arbejdsområde. Denne begrænsning gælder normalt kun for centralt placerede medarbejdere tæt på beslutningsprocessen. Her vil det kunne være af betydning, om ytringen fremsættes før eller efter, at en beslutning er truffet. En ytring, der fremsættes offentligt, før eller i nær tidsmæssig sammenhæng med, at en beslutning er truffet, kan have en større skadevirkning for den interne beslutningsproces end en ytring, der fremsættes længere tid efter, at beslutningen er truffet. Begrænsningen vil navnlig have betydning for ansatte med nær tilknytning til de enkelte myndigheders ledelse og vil således ikke omfatte offentligt ansatte, hvis funktioner ligger langt fra de politiske og administrative beslutningstagere.

En offentligt ansat har en vidtgående frihed til at udtale sig om ressourcespørgsmål, som kan have væsentlig betydning for de fremtidige forhold på arbejdspladsen, fx nedskæringer. Ombudsmanden har i en konkret sag (FOB 2016-37) udtalt, at en gymnasielærer havde ret til i en e-mail til medlemmer af Folketingets Finansudvalg at kritisere sin arbejdsgiver. Ombudsmanden kaldte det derfor "særdeles kritisabelt", at arbejdsgiveren efterfølgende afskedigede læreren.

Det ligger fast, at en offentligt ansat har ret til at fremføre en eventuel kritik offentligt uden først at anvende de interne systemer, så som ledelses- og samarbejds-/tillidsrepræsentantsystemet. I en række tilfælde vil det dog – bl.a. af hensyn til muligheden for at forbedre de forhold, den ansatte finder kritisable, og af hensyn til de fremtidige samarbejdsforhold på arbejdspladsen – kunne være mest hensigtsmæssigt og fornuftigt først at rejse kritikken via de interne systemer. Ombudsmanden havde lejlighed til at udtale sig om problematikken i forbindelse med en sag (FOB 2016-31), hvor forsvarschefen under et oplæg på en af Forsvarets kaserner havde anført, at han havde til hensigt at afskedige ansatte, der udtalte sig illoyalt om Forsvaret på de sociale medier. Ombudsmanden fandt forsvarschefens udtalelser misvisende, og at de frem for alt let kunne skabe usikkerhed hos de ansatte om deres ret til på egne vegne at ytre sig kritisk om Forsvaret.

Offentligt ansattes ytringsfrihed er nærmere omtalt i Justitsministeriets vejledning om offentligt ansattes ytringsfrihed og i vejledningen "God adfærd i det offentlige", der er udgivet af Personalestyrelsen, KL og Danske Regioner.

 

9.7. Oplysningspligt

Det almindelige udgangspunkt er, at offentligt ansatte er forpligtet til at give relevante oplysninger om deres tjenestlige forhold til bl.a. deres overordnede, og at disse oplysninger ikke må være urigtige eller vildledende.

Hvis oplysningerne kan afsløre forhold, der betyder, at den ansatte kan risikere af ifalde tjenstligt ansvar, vil den pågældende dog formentlig kunne nægte at give oplysninger til sine overordnede. Hvis den ansatte alligevel vælger at udtale sig, har den pågældende pligt til at sige sandheden.

Tilsvarende gælder i forbindelse med advokatundersøgelser.

Offentligt ansattes oplysningspligt er mere indgående beskrevet i vejledningen "God adfærd i det offentlige", der er udarbejdet af Personalestyrelsen, KL og Danske Regioner, jf. nedenfor.

9.8. God adfærd i det offentlige

Offentligt ansatte skal udvise god forvaltningsskik dels i deres adfærd over for borgerne, dels i forbindelse med konkret sagsbehandling. En offentligt ansat skal derfor i sin adfærd iagttage de grundlæggende værdier og principper for offentlig forvaltning, herunder iagttage tavshedspligten, ikke behandle sager, hvor vedkommende er inhabil, og som udgangspunkt ikke modtage gaver i forbindelse med sit arbejde.

I vejledningen ”God adfærd i det offentlige" er nærmere beskrevet en række af de vilkår og regler, der gælder i det offentlige.

Endvidere har Finansministeriet og Justitsministeriet udarbejdet et kodex, der beskriver syv centrale pligter for en offentligt ansat. Disse pligter er lovlighed, sandhed, faglighed, udvikling og samarbejde, ansvar og ledelse, åbenhed om fejl og partipolitisk neutralitet. Kodex er ment som en hjælp til at udbrede kendskabet til de centrale pligter og er en opdateret fremstilling af syv centrale pligter for embedsmænd i centraladministrationen. Alle medarbejdere og chefer skal kende deres pligter og leve op til dem. Det er afgørende for kvaliteten af deres arbejde og afgørende for, at andre kan have tillid til embedsmændenes arbejde.

9.9. Persondataloven

9.9.1. Lovens område

Persondataloven gælder for behandling af personoplysninger, som helt eller delvis foretages ved hjælp af elektronisk databehandling, og for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger, der er eller vil blive indeholdt i et register, jf. § 1, stk. 1. Lovens § 5, stk. 1-3, §§ 6-8, § 10, § 11, stk. 1, § 38 og § 40 gælder endvidere for manuel videregivelse af personoplysninger mellem forvaltningsmyndigheder, jf § 1, stk. 3.

For den offentlige forvaltnings vedkommende omfatter loven som udgangspunkt alle former for forvaltningsvirksomhed, herunder såvel i forbindelse med afgørelsessager som faktisk forvaltningsvirksomhed. Lovens regler er uddybet i en række bekendtgørelser og vejledninger samt i Datatilsynets praksis, der i et vist omfang er tilgængelig på www.datatilsynet.dk.

Som et supplement hertil har Personalestyrelsen udgivet vejledningen "Persondata- og hvad så?", der henvender sig til personaleadministrative medarbejdere i staten og derfor kun inddrager de regler fra persondataloven, der er relevante for en offentlig personaleadministration.

9.9.1.1. "Elektronisk databehandling"

Persondataloven gælder for behandling af personoplysninger, som sker elektronisk, fx når der anvendes ESDH-systemer, elektronisk journalisering, scanning, tekstbehandling eller regneark, eller hvis en oplysning videregives ved hjælp af et elektronisk medie, fx internettet.

9.9.1.2. "Manuelle registre"

Ligeledes gælder persondataloven, hvis personoplysningerne indgår i et manuelt register. Af lovens forarbejder fremgår, at manuelle registre, såsom fortegnelser, kartotekskasser, journalkortsystemer og andre samlinger af manuelt materiale, som opbevares struktureret efter bestemte kriterier vedrørende personer for at lette adgangen til de indeholdte personoplysninger, er omfattet af bestemmelsens registerbegreb.

Derimod er manuelle akter, som indgår i den dataansvarliges konkrete sagsbehandling, mapper med sagsakter eller samlinger af sådanne mapper, ikke omfattet af registerbegrebet.

9.9.1.3. "Personoplysninger"

Ved "personoplysninger" forstås ifølge § 3, nr. 1, enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede).

9.9.1.4. "Behandling"

Ved "behandling" forstås ifølge § 3, nr. 2, enhver operation eller række af operationer med eller uden brug af elektronisk databehandling, som oplysningerne gøres til genstand for. Omfattet af begrebet er fx indsamling, registrering, videregivelse, opbevaring, samkøring og sletning.

9.9.1.5. "Den dataansvarlige"

I § 3, nr. 4, defineres "den dataansvarlige" som den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller ethvert andet organ, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af oplysninger.

9.9.2. Krav til samtykke

9.9.2.1. Samtykke

Som hovedregel må en arbejdsgiver kun registrere følsomme oplysninger om en medarbejder, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette.

persondatalovens § 3, nr. 8, er den registreredes samtykke defineret som enhver frivillig, specifik og informeret viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede indvilger i, at oplysninger, der vedrører den pågældende selv, gøres til genstand for behandling.

Et samtykke skal således meddeles i form af en viljestilkendegivelse fra den registrerede. Heraf følger, at et samtykke som udgangspunkt skal meddeles af den registrerede selv. Der er dog intet til hinder for, at et samtykke meddeles af en person, som har fået fuldmagt af den registrerede.

Endvidere skal den behandling, der gives samtykke til, opfylde lovens § 5, herunder være sagligt begrundet, relevant og proportionalt.

Et samtykke skal være frivilligt. Samtykket må således ikke være afgivet under tvang.

Frivillighedskravet kan umiddelbart synes at være et problem i arbejdsmæssig sammenhæng, idet jobansøgeren/medarbejderen kan anses for at være i et afhængighedsforhold til arbejdsgiveren. Det er dog ikke i praksis antaget, at den omstændighed, at en person giver samtykke for at opnå en modydelse, fx et job, i sig selv medfører, at samtykket ikke længere kan betegnes som frivilligt.

Herudover skal der være tale om et specifikt samtykke. I kravet herom ligger, at et samtykke skal være konkretiseret i den forstand, at det klart og utvetydigt fremgår, hvad det er, der meddeles samtykke til. Det skal således fremgå, hvilke typer af oplysninger der må behandles, hvem der kan foretage behandling af oplysninger om den samtykkende, og til hvilke formål behandlingen kan ske.

Et ikke nærmere specificeret samtykke til indhentning af referenceoplysninger hos en tidligere arbejdsgiver kan som udgangspunkt ikke antages af omfatte følsomme personoplysninger omfattet af persondatalovens § 7, stk. 1. Der henvises til Højesterets dom af 27. maj 2011, jf. UfR 2011.2343. 

Endelig skal samtykket være informeret i den forstand, at den samtykkende skal være klar over, hvad det er, vedkommende meddeler samtykke til. Den dataansvarlige må således sikre sig, at der gives den registrerede tilstrækkelig information til, at den pågældende kan vurdere, hvorvidt samtykke bør meddeles.

Det følger herudover af de enkelte behandlingsregler i lovens kapitel 4, se bl.a. § 6, stk. 1, nr. 1, § 7, stk. 2, nr. 2, og § 8, stk. 2, nr. 1, at et samtykke skal være udtrykkeligt. Dette indebærer, at der ikke kan indhentes stiltiende eller indirekte samtykke til behandling af personoplysninger.

Der gælder ikke noget formkrav til et samtykke. Der kan således være tale om såvel skriftligt som mundtligt samtykke fra den registrerede, ligesom samtykket også vil kunne gives digitalt. Da bevisbyrden for, at der foreligger et samtykke, der opfylder lovens krav, påhviler den dataansvarlige, må det dog anbefales, at et samtykke i videst muligt omfang afgives skriftligt.

Den registrerede kan på et hvilket som helst tidspunkt tilbagekalde et samtykke, jf. lovens § 38. Virkningen heraf vil i givet fald være, at den behandling af oplysninger, som den registrerede tidligere har meddelt sit samtykke til, ikke længere må finde sted. Derimod kan den registrerede ikke tilbagekalde sit samtykke med tilbagevirkende kraft.

9.9.3. Grundlæggende krav til databehandling

9.9.3.1. God databehandlingsskik, saglighed, proportionalitet mv.

Persondatalovens § 5 fastsætter en række grundlæggende principper for behandling af personoplysninger. Disse principper skal altid overholdes, men giver ikke i sig selv en konkret hjemmel til behandlingen af personoplysninger. En behandling skal således også være i overensstemmelse med de øvrige behandlingsregler i lovens kapitel 4, §§ 6 - 14.

Det følger af § 5, stk. 1, at oplysninger skal behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik. Det betyder ifølge lovens forarbejder, at behandlingen skal være rimelig og lovlig. Endvidere fremgår det, at en rimelig behandling bl.a. forudsætter, at registrerede personer kan få kendskab til en behandlings eksistens og, når der indsamles oplysninger hos dem, kan få nøjagtige og fyldestgørende oplysninger med hensyn til de nærmere omstændigheder ved indsamlingen, jf. persondatalovens §§ 28 og 29 om oplysningspligt.

I Datatilsynets praksis er det antaget, at dette princip medfører, at en dataansvarlig, inden der gennemføres kontrol af medarbejderne, fx videoovervågning eller kontrol af brug af internet og e-post, normalt skal have givet klar og tydelig information til hver enkelt ansat.

Indsamling af oplysninger skal desuden ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål (finalité-princippet), jf. § 5, stk. 2. Når en dataansvarlig samler personoplysninger ind, skal det stå klart, hvilket formål oplysningerne skal bruges til, og formålet skal være sagligt. Det er ikke tilladt at indsamle oplysninger, hvis man ikke aktuelt har noget at bruge dem til, men blot forventer, at der senere viser sig et formål. Om et bestemt formål med en indsamling af personoplysninger er sagligt, afhænger først og fremmest af, om der er tale om løsning af en opgave, som det er naturligt for den pågældende myndighed at løse. Hvad der er sagligt for den ene myndighed, vil altså ikke nødvendigvis være sagligt for den anden.

Indsamlede oplysninger kan efterfølgende principielt godt anvendes til et andet end det oprindelige formål, blot den senere anvendelse ikke er uforenelig med det formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til. Hvis den senere behandling direkte modarbejder eller skader det oprindelige formål, er det klart, at behandlingen ikke kan finde sted. Herudover må det vurderes konkret, om en senere behandling må anses for så uvedkommende i forhold til det oprindelige formål, at den ikke kan accepteres.

Desuden skal de oplysninger, som behandles, være relevante og tilstrækkelige jf. persondatalovens § 5, stk. 3. Indsamlede oplysninger må ikke omfatte mere end nødvendigt, formålet taget i betragtning. Denne regel skal bidrage til at sikre mod en unødvendig ophobning af personoplysninger. Loven bygger altså på det princip, at offentlige myndigheder ikke må indsamle og registrere flere oplysninger om en medarbejder, end hvad der er nødvendigt. Der gælder således et proportionalitetsprincip for behandlingerne.

9.9.3.2. Overvågning

Datatilsynet har i forbindelse med en konkret sag om overvågning af en kommunes kassefunktion og dermed overvågning af de ansatte udtalt, at døgnovervågning ikke kan anses for at være i strid med lovens grundlæggende principper, herunder proportionalitetsprincippet. Datatilsynet lagde i den forbindelse vægt på, at der var tale om kommunens indendørs lokaliteter, ligesom Datatilsynet tillagde det betydning, at overvågningen skete af hensyn til medarbejdernes sikkerhed og beskyttelse af kommunens værdier. Lovens regler om oplysningspligt skal samtidig overholdes. Der henvises til www.datatilsynet.dk, hvor man også kan læse Datatilsynets udtalelse i den konkrete sag (Datatilsynets j.nr. 2003-213-0149).

9.9.3.3. Ajourføring/sletning

Persondatalovens § 5, stk. 4, fastslår, at behandling af oplysninger skal tilrettelægges således, at der foretages fornøden ajourføring af oplysningerne. Der skal endvidere foretages den fornødne kontrol for at sikre, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.

Efter § 5, stk. 5, gælder, at indsamlede oplysninger ikke må opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles.

Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette må afgøres af den dataansvarlige i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf må der efter Datatilsynets opfattelse navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en personalesag, herunder at virksomheden har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i personalesagen, må efter Datatilsynets opfattelse anses for et sagligt formål i personaleadministrativ sammenhæng.

9.9.4. Behandlingsreglerne

persondatalovens kapitel 4 er der fastsat regler for, i hvilket omfang behandling af oplysninger må finde sted. I §§ 6, 7 og 8 findes således de almindelige betingelser for behandling af oplysninger. Loven skelner mellem

  • ikke-følsomme oplysninger (§ 6)
  • følsomme oplysninger (§ 7)
  • andre følsomme oplysninger (§ 8)

§ 11 indeholder en særlig regel om behandling af oplysninger om personnummer.

9.9.4.1. Behandling

Det er vigtigt at være opmærksom på, at begrebet "behandling" dækker over enhver form for håndtering af personoplysninger. Som de vigtigste former for behandling kan nævnes: Indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, brug, videregivelse, samkørsel og sletning.

Har man ret til at foretage én bestemt form for databehandling, medfører det ikke automatisk, at man også har ret til at foretage andre former for behandling af de samme oplysninger.

Når en offentlig myndighed må indsamle bestemte oplysninger, må den normalt også systematisere, registrere, bruge og slette dem. Men det er fx ikke uden videre givet, at oplysningerne også må videregives til andre. Dette skal vurderes særskilt på baggrund af reglerne om behandling.

9.9.4.2. Behandling af ikke-følsomme personoplysninger

Behandling af ikke-følsomme oplysninger, herunder fortrolige oplysninger, må kun ske, hvis en af betingelserne i persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-7, er opfyldt. § 6 omfatter alle andre typer af personoplysninger end dem, der er nævnt i §§ 7 og 8. Det kan være såvel almindelige, som fortrolige oplysninger. Omfattet af § 6 er fx oplysninger om medarbejderens navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato, familie, oplysninger om uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse, nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold, oplysninger om skat, sygefravær og sygdomsperioder (forudsat at sygdommens art ikke er nævnt), oplysninger om andet fravær, oplysninger om pensionsforhold, kildeskatteoplysninger og oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises.

Efter § 6 kan behandling bl.a. ske,

  • hvis den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke hertil, jf. § 6, stk. 1, nr. 1
  • hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en aftale, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelsen af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelsen af en sådan aftale, jf. § 6, stk. 1, nr. 2
  • hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtigelse, som påhviler den dataansvarlige, jf. § 6, stk. 1, nr. 3
  • hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige eller en tredjemand, til hvem oplysningerne videregives, har fået pålagt, jf. § 6, stk. 1, nr. 6
  • hvis behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller den tredjemand, til hvem oplysninger videregives, kan forfølge en berettiget interesse, og hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse, jf. § 6, stk. 1, nr. 7.

I forbindelse med opslag af en ledig stilling modtager en myndighed typisk ikke-følsomme oplysninger fra ansøgere til stillingen. Disse oplysninger kan arbejdsgiveren normalt behandle, dvs. fx registrere og journalisere til brug for ansættelsessagen.

Derimod kan myndigheden ikke på baggrund af ansøgningen rette henvendelse til en ansøgers aktuelle arbejdsgiver med oplysning om, at den pågældende søger nyt arbejde. Dette vil efter Datatilsynets umiddelbare opfattelse forudsætte et særskilt samtykke fra ansøgeren.   

Etableringen af et ansættelsesforhold medfører, at ikke-følsomme oplysninger normalt vil kunne registreres af arbejdsgiveren uden samtykke i medfør af § 6, stk. 1, nr. 2, i det omfang arbejdsgiveren skal bruge oplysningerne.

Datatilsynet har i flere sager fundet, at arbejdsgiveres registrering (logning) af medarbejdernes hjemmesidebesøg samt gennemgang af registreringen ved mistanke om misbrug af internettet under visse betingelser kan finde sted efter interesseafvejningsreglen i § 6, stk. 1, nr. 7. Det forudsætter dog, at medarbejderne på forhånd - på en klar og utvetydig måde - er informeret om, at registreringen/logningen finder sted, og at registreringen eventuelt vil blive gennemset som led i en kontrol ved mistanke om brug af internettet i strid med arbejdspladsens retningslinjer herom.

www.datatilsynet.dk findes der tekster om logning og kontrol af medarbejderes brug af internettet samt kontrol af medarbejderes browser og e-post.

Datatilsynet har i en række sager fundet, at en offentlig myndighed efter interesseafvejningsreglen i § 6, stk. 1, nr. 7, må offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger om de ansatte på sin hjemmeside på internettet. Omvendt må oplysninger af mere privat karakter kun offentliggøres med samtykke fra den ansatte.

Arbejdsrelaterede oplysninger er for eksempel den ansattes navn, arbejdsområder, ansættelsesår, direkte arbejdstelefonnummer eller e-postadresse på arbejdet. Sådanne oplysninger er en naturlig del af informationen om arbejdspladsen og kan derfor som hovedregel offentliggøres uden samtykke. Oplysninger af mere privat karakter er fx et billede af den ansatte, en privat adresse, en privat e-postadresse eller et privat telefonnummer. Arbejdspladsen må som udgangspunkt kun offentliggøre disse oplysninger, hvis den enkelte ansatte har givet udtrykkeligt samtykke hertil.

Datatilsynet har afgivet flere udtalelser vedrørende offentlige myndigheders videregivelse af oplysninger om ansatte til fagforeninger. Datatilsynets praksis kan sammenfattes således, at en dataansvarlig myndighed eller virksomhed uden samtykke kan videregive medarbejderoplysninger i form af identifikationsoplysninger til en fagforening, som de pågældende er medlem af.

Derimod kræver det som udgangspunkt samtykke fra den enkelte ansatte, hvis vedkommende ikke er medlem af fagforeningen. Dog kan videregivelsen ske uden samtykke, hvis der foreligger særlige omstændigheder. Dette vil fx være tilfældet, hvis videregivelsen har støtte i en overenskomst eller lignende med henblik på individuelle lønforhandlinger. Det samme vil være tilfældet, hvis videregivelsen er forudsat i lov eller bekendtgørelse.

Datatilsynet har vedrørende spørgsmålet om videregivelse af oplysninger om offentligt ansattes løn afgivet en vejledende udtalelse. Udtalelsen, der har j.nr. 2007-321-0047, findes på www.datatilsynet.dk og på www.modst.dk

9.9.4.3. Behandling af følsomme personoplysninger

Efter persondatalovens §§ 7 og 8 er følsomme oplysninger fx oplysninger om helbredsforhold, herunder misbrug af nydelsesmidler, alkohol mv., oplysninger om medlemskab af en fagforening og oplysninger om strafbare forhold samt oplysninger om andre tilsvarende rent private forhold, fx om at en medarbejder er bortvist fra jobbet på grund af en grov tilsidesættelse af ansættelsesforholdet. En personlighedstest vil som regel også indeholde følsomme personoplysninger.

Følsomme oplysninger er også oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold og væsentlige sociale problemer.

Som hovedregel må en arbejdsgiver ikke behandle følsomme oplysninger om en medarbejder. § 7, stk. 2-7, og § 8, stk. 1-6, indeholder dog visse undtagelser til hovedreglen. Behandling vil fx kunne ske, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette.

Der er dog også mulighed for at registrere følsomme oplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde bestemmelser i en lov eller bekendtgørelse udstedt i medfør af lov. Der kan fx registreres helbredsoplysninger i nødvendigt omfang i forbindelse med en aftale i henhold til sygedagpengelovens § 56.

Også på områder, hvor der kan tænkes at opstå et retskrav for fx medarbejderen (fx på erstatning som følge af en arbejdsskade) eller for arbejdsgiveren, vil der uden samtykke kunne foretages registreringer af følsomme oplysninger til brug for en eventuel sag.

Der vil herudover som udgangspunkt kun være begrænset mulighed for at registrere følsomme oplysninger i personaleadministrativ sammenhæng. Der skal være tale om registrering, som er nødvendig for, at det kan fastlægges, om nogen har et retskrav. Det vil fx kunne forekomme, at en virksomhed har behov for at registrere oplysninger om et strafbart forhold i form af underslæb begået af en medarbejder, hvis dette er nødvendigt for at kunne gøre virksomhedens krav på erstatning gældende over for medarbejderen.

Arbejdsgiverens behandling af oplysninger om strafbare forhold, herunder indhentelse af straffeattester vedrørende ansøgere eller ansatte, skal afgøres efter reglerne i lovens §§ 5 og 8.

§ 7, stk. 3, indeholder en særlig bestemmelse om behandling af oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold. Efter bestemmelsen kan oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold behandles, hvis behandlingen er nødvendig for overholdelsen af den dataansvarliges arbejdsretlige forpligtelser eller specifikke rettigheder. "Arbejdsretlige forpligtelser eller specifikke rettigheder" omfatter alle former for forpligtelser og rettigheder, som hviler på et arbejdsretligt grundlag. Dette gælder, uanset om grundlaget er lovgivning eller aftale. Også behandling af oplysninger, som sker til overholdelse af forpligtelser eller rettigheder, som følger af kollektive overenskomster eller af individuelle ansættelseskontrakter, er dermed omfattet af bestemmelsen.

En oplysning om, at en person er medlem af en fagforening uden at angive hvilken fagforening, betragtes som en følsom oplysning.

9.9.5. Anden lovgivning

Det er vigtigt at være opmærksom på, at bestemmelser i særlovgivningen kan begrænse adgangen til at indsamle, registrere eller i øvrigt behandle følsomme oplysninger. Dette vil efter omstændighederne kunne være tilfældet med lov om brug af helbredsoplysninger på arbejdsmarkedet og lov om forbud mod forskelsbehandling på grund af race m.v.

9.9.6. Behandling af personnummer

Offentlige myndigheders behandling af oplysninger om personnummer er særligt reguleret i persondatalovens § 11, stk. 1. Offentlige myndigheder kan således behandle oplysninger om personnummer med henblik på entydig identifikation eller som journalnummer.

Datatilsynet har afgivet flere udtalelser vedrørende offentlige myndigheders videregivelse af oplysninger om ansatte til fagforeninger, herunder oplysninger om personnummer. Datatilsynets praksis kan sammenfattes således, at en dataansvarlig myndighed uden samtykke kan videregive medarbejderoplysninger i form af identifikationsoplysninger, herunder personnummer, til en fagforening, som de pågældende er medlem af. Videregivelse af personnumre for ansatte, der ikke er medlem af den pågældende fagforening, kræver samtykke, jf. § 11, stk. 2, nr. 2.

9.9.7. Registrering af udgående opkald

Efter persondatalovens § 13, stk. 1, 1. pkt., må offentlige myndigheder og private virksomheder ikke foretage automatisk registrering af, hvilke telefonnumre der er foretaget opkald til fra deres telefoner.

Reglen tager sigte på at beskytte ansattes privatliv i forbindelse med brugen af telefoner, som er installeret hos den ansattes arbejdsgiver. Registreringsforbudet gælder, uanset om opkaldet foretages fra den dataansvarliges fast installerede telefoner eller fra mobiltelefoner. Forbudet retter sig alene mod registrering af selve det opkaldte telefonnummer, og reglen er således ikke til hinder for en registrering af tællerskridt eller tidsrummet for den førte samtale. Endvidere vil der kunne registreres dele af det opkaldte nummer, fx derved at de to sidste cifre i et ottecifret nummer udelades. Bestemmelsen udelukker endvidere ikke manuel registrering af opkaldte telefonnumre. Om sådan registrering vil være lovlig, skal afgøres efter lovgivningen i øvrigt.

Datatilsynet kan dog efter § 13, stk. 1, 2. pkt., give tilladelse til, at der - uanset forbudet - foretages automatisk registrering af ansattes udgående opkald, i tilfælde hvor afgørende hensyn til private eller offentlige interesser taler herfor. Det kan i den forbindelse efter omstændighederne tillægges betydning, om den registrerede har meddelt samtykke til registreringen. Som eksempel på tilfælde, hvor Datatilsynet kan meddele tilladelse, kan nævnes registrering af de telefonopkald, der er foretaget i forbindelse med udførelsen af en bestemt arbejdsopgave i ind- eller udlandet med henblik på refusion af samtaleudgifterne fra medkontrahenten i henhold til en indgået aftale herom. Datatilsynet kan fastsætte nærmere vilkår for registreringen.

9.9.8. Oplysningspligt

Persondatalovens kapitel 8 omhandler oplysningspligt over for den registrerede.

9.9.8.1. Indsamling hos den registrerede

Det følger af persondatalovens § 28, stk. 1, at den dataansvarlige eller dennes repræsentant - ved indsamling af oplysninger hos den registrerede - skal give den registrerede meddelelse om følgende:

  • den dataansvarliges og dennes repræsentants identitet.
  • formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt.
  • alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, som fx:
    • kategorierne af modtagere.
    • om det er obligatorisk eller frivilligt at besvare stillede spørgsmål samt mulige følger af ikke at svare.
    • om reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede.

Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis den registrerede allerede er bekendt med de ovenfor nævnte oplysninger, jf. § 28, stk. 2. Endvidere findes der i lovens § 30 en række undtagelser til oplysningspligten i § 28, stk. 1.

9.9.8.2. Indsamling hos andre end den registrerede

Hvor oplysningerne er indsamlet hos andre end den registrerede, påhviler det ifølge persondatalovens § 29, stk. 1, den dataansvarlige eller dennes repræsentant ved registreringen eller, hvor de indsamlede oplysninger er bestemt til videregivelse til tredjemand, senest når oplysningerne videregives, at give den registrerede meddelelse om følgende:
  • den dataansvarliges og dennes repræsentants identitet.
  • formålene med den behandling, hvortil oplysningerne er bestemt.
  • alle yderligere oplysninger, der under hensyn til de særlige omstændigheder, hvorunder oplysningerne er indsamlet, er nødvendige for, at den registrerede kan varetage sine interesser, som fx:
    • hvilken type oplysninger det drejer sig om
    • kategorierne af modtagere
    • om reglerne om indsigt i og om berigtigelse af de oplysninger, der vedrører den registrerede.

    Bestemmelsen i stk. 1 gælder ikke, hvis den registrerede allerede er bekendt med de ovenfor nævnte oplysninger, eller hvis registreringen eller videregivelsen udtrykkeligt er fastsat ved lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, jf. § 29, stk. 2.

    Bestemmelsen i stk. 1 gælder heller ikke, hvis underretning af den registrerede viser sig umulig eller er uforholdsmæssig vanskelig, jf. § 29, stk. 3.

    Endvidere findes der i lovens § 30 en række undtagelser til oplysningspligten i § 29, stk. 1.

    Datatilsynet har udsendt vejledning 126 10/7 2000 om registreredes rettigheder efter reglerne i kapitel 8-10 i lov om behandling af personoplysninger (rettighedsvejledningen), hvor oplysningspligten behandles under punkt 2. Vejledningen kan findes på www.datatilsynet.dk under punktet "Lovgivning".

    Af vejledningen fremgår det, at underretningspligten i almindelighed skal opfyldes inden 10 dage efter registreringen af oplysningerne. Der gælder ingen formkrav til underretningen, men da myndigheden skal kunne dokumentere, at der er sket underretning, anbefaler Datatilsynet, at underretningen sker skriftligt. Meddelelsen skal både være klar og tydelig. Det fremgår endvidere, at den dataansvarlige - uafhængigt af, hvornår oplysningspligten indtræder – alene er forpligtet til at give meddelelse til den registrerede én gang. Dette gælder såvel ved enkeltstående indsamlinger som ved løbende indsamling af oplysninger. Ved indhentelse af yderligere oplysninger i samme sag er en gentagelse af oplysningspligten således ikke nødvendig.

    En betingelse for at undlade at underrette den registrerede, hver gang der indsamles oplysninger hos andre end den registrerede, er dog, at de efterfølgende indsamlinger ikke går ud over rammerne for den meddelelse, som er givet til den registrerede i forbindelse med den første indsamling eller videregivelse.

    9.9.9. Indsigtsret

    Hvis en person efter persondatalovens § 31, stk. 1, fremsætter begæring om indsigt, skal den dataansvarlige give den pågældende meddelelse om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende.

    Behandles der, jf. lovens § 1, stk. 1, oplysninger om den registrerede skal der på let forståelig måde gives meddelelse om:

    • hvilke oplysninger der behandles
    • behandlingens formål
    • kategorierne af modtagere af oplysningerne, og
    • tilgængelig information om hvorfra disse oplysninger stammer

    Den dataansvarlige skal snarest besvare begæringen. Er begæringen ikke besvaret inden 4 uger efter modtagelsen, skal den dataansvarlige underrette den pågældende om grunden hertil samt om, hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge, jf. § 31, stk. 2.

    Der er i § 32 fastsat en række undtagelser til indsigtsretten.

    I lovens § 34, stk. 1, foreskrives det, at indsigt efter lovens § 31, stk. 1, som udgangspunkt skal gives skriftligt, hvis den registrerede anmoder herom.

    Datatilsynet har udsendt vejledning 126 10/7 2000 om registreredes rettigheder efter reglerne i kapitel 8-10 i lov om behandling af personoplysninger (rettighedsvejledningen), hvor indsigtsretten behandles under punkt 3. 

    9.9.10. Anmeldelsespligt

    9.9.10.1. Hovedregel: Behandlinger anmeldes til Datatilsynet

    Persondatalovens kapitel 12 omhandler anmeldelse af behandlinger, der foretages for den offentlige forvaltning.

    Det følger af § 43, stk. 1, at forinden iværksættelse af behandling af oplysninger, som foretages for den offentlige forvaltning, skal der af den dataansvarlige eller dennes repræsentation foretages anmeldelse til Datatilsynet.

    9.9.10.2. Undtagelse: Ej anmeldelse af ikke fortrolige oplysninger

    Persondatalovens § 44, stk. 1, modificerer dette ved at fastslå, at behandling, som ikke omfatter oplysninger af fortrolig karakter, er undtaget fra reglerne i § 43. En sådan behandling kan uden anmeldelse endvidere omfatte identifikationsoplysninger, herunder personnummer. Der er endvidere fastsat undtagelser til udgangspunktet om anmeldelsespligt i bekg. 529 15/6 2000 om undtagelser fra pligten til anmeldelse i den offentlige forvaltning. For nærmere information herom kan der henvises til Datatilsynets vejledning 125 10/7 2000 om anmeldelse.

    Efter lovens § 45, stk. 1, skal der - inden behandling, som er omfattet af anmeldelsespligten i § 43, iværksættes - indhentes en udtalelse fra Datatilsynet, bl.a. når behandlingen omfatter følsomme oplysninger.

    Det betyder i praksis, at myndigheden skal anmelde behandlinger af fortrolige og følsomme oplysninger, bortset fra de behandlinger, der er nævnt i undtagelsesbekendtgørelsen. Eksempler herpå kan være oplysninger om personlighedstest og strafbare forhold.

    Der er mulighed for at foretage anmeldelse elektronisk via www.datatilsynet.dk, hvor der også er en kladde til offentlige myndigheders anmeldelse af personaleadministration.

    9.9.11. Sikkerhed

    Persondataloven indeholder i kapitel 11 regler om behandlingssikkerhed.

    Af § 41, stk. 3, følger, at den dataansvarlige skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven.

    Kravene i § 41, stk. 3, er uddybet i bekg. 528 15/6 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning (sikkerhedsbekendtgørelsen), der er udstedt i medfør af lovens § 41, stk. 5.

    9.9.11.1. Autorisation

    I sikkerhedsbekendtgørelsens § 11, stk. 1, er det fastsat, at der kun må gives adgang til personoplysninger for personer, som direkte er autoriserede hertil. Det forudsættes, at der fastlægges en formel autorisationsordning og -arbejdsgang.

    I bekendtgørelsens § 11, stk. 2, fastslås det, at der kun må autoriseres personer, der er beskæftiget med de formål, hvortil oplysningerne behandles. Alle andre personer, også øvrige medarbejdere hos den dataansvarlige myndighed, er i forbindelse med den omhandlede behandling uvedkommende og må ikke have adgang til oplysningerne.

    Tilsvarende betragtninger ligger bag begrænsningen i autorisationen til kun at omfatte anvendelser, som de enkelte brugere har behov for. Det forudsættes, at der i den formelle autorisationsprocedure vil indgå en forudgående vurdering af, hvad den enkelte bruger har behov for at være autoriseret til. I den formelle autorisationsprocedure kan endvidere fx indgå, at der til den pågældende bruger fremsendes et brev, hvori det nærmere beskrives, hvilke oplysninger brugeren herved autoriseres til at anvende.

    Efter Datatilsynets opfattelse bør oplysninger vedrørende personaleadministrative forhold som altovervejende hovedregel kun være tilgængelige for de medarbejdere, der er beskæftigede med personaleadministration. Det gælder i særdeleshed for fortrolige og følsomme oplysninger.

    I forbindelse med personaleadministration kan der endvidere forekomme oplysninger, som end ikke alle, der beskæftiger sig med personaleadministration, bør have adgang til.

    Derimod har tilsynet ikke indvendinger imod, at der fx gives de øvrige ansatte mere banale oplysninger fra personaleadministrationen, fx om nyansættelser og rokeringer mv.

    For brugere, som ikke længere har behov for de autorisationer, de har fået udstedt, skal autorisationerne inddrages. Det gælder fx medarbejdere, som flytter til andet arbejdsområde, eller hvis ansættelsesforhold ophører.

    Til bekendtgørelsen har Datatilsynet udsendt vejledning 37 2/4 2001 (sikkerhedsvejledningen).

    Bekendtgørelsen og vejledningen kan læses på www.datatilsynet.dk under punktet "lovgivning".

    9.9.11.2. Hjemmearbejdspladser

    På www.datatilsynet.dk findes der tekster om de sikkerhedsmæssige problemstillinger, som en arbejdsgiver bør være opmærksom på i forbindelse med etablering af hjemmearbejdspladser, samt om medarbejderes brug af privat pc i arbejdsmæssig sammenhæng.

    9.9.11.3. Transmission over internettet

    www.datatilsynet.dk findes der en tekst om de sikkerhedsmæssige krav ved transmission af personoplysninger over internettet. Som det bl.a. fremgår heraf, skal der ved offentlige myndigheders transmission af fortrolige og følsomme oplysninger via internettet, herunder via e-mail, ske kryptering af de pågældende oplysninger.

    9.10. Bilags- og henvisningsoversigt

    Henvisninger

    Kapitel 9. Sidst revideret 06.01.17