9.9.4.2. Behandling af ikke-følsomme personoplysninger

Behandling af ikke-følsomme oplysninger, herunder fortrolige oplysninger, må kun ske, hvis en af betingelserne i persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-7, er opfyldt. § 6 omfatter alle andre typer af personoplysninger end dem, der er nævnt i §§ 7 og 8. Det kan være såvel almindelige, som fortrolige oplysninger. Omfattet af § 6 er fx oplysninger om medarbejderens navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato, familie, oplysninger om uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse, nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold, oplysninger om skat, sygefravær og sygdomsperioder (forudsat at sygdommens art ikke er nævnt), oplysninger om andet fravær, oplysninger om pensionsforhold, kildeskatteoplysninger og oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises.

Efter § 6 kan behandling bl.a. ske,

  • hvis den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke hertil, jf. § 6, stk. 1, nr. 1
  • hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en aftale, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelsen af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelsen af en sådan aftale, jf. § 6, stk. 1, nr. 2
  • hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtigelse, som påhviler den dataansvarlige, jf. § 6, stk. 1, nr. 3
  • hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige eller en tredjemand, til hvem oplysningerne videregives, har fået pålagt, jf. § 6, stk. 1, nr. 6
  • hvis behandlingen er nødvendig for, at den dataansvarlige eller den tredjemand, til hvem oplysninger videregives, kan forfølge en berettiget interesse, og hensynet til den registrerede ikke overstiger denne interesse, jf. § 6, stk. 1, nr. 7.

I forbindelse med opslag af en ledig stilling modtager en myndighed typisk ikke-følsomme oplysninger fra ansøgere til stillingen. Disse oplysninger kan arbejdsgiveren normalt behandle, dvs. fx registrere og journalisere til brug for ansættelsessagen.

Derimod kan myndigheden ikke på baggrund af ansøgningen rette henvendelse til en ansøgers aktuelle arbejdsgiver med oplysning om, at den pågældende søger nyt arbejde. Dette vil efter Datatilsynets umiddelbare opfattelse forudsætte et særskilt samtykke fra ansøgeren.   

Etableringen af et ansættelsesforhold medfører, at ikke-følsomme oplysninger normalt vil kunne registreres af arbejdsgiveren uden samtykke i medfør af § 6, stk. 1, nr. 2, i det omfang arbejdsgiveren skal bruge oplysningerne.

Datatilsynet har i flere sager fundet, at arbejdsgiveres registrering (logning) af medarbejdernes hjemmesidebesøg samt gennemgang af registreringen ved mistanke om misbrug af internettet under visse betingelser kan finde sted efter interesseafvejningsreglen i § 6, stk. 1, nr. 7. Det forudsætter dog, at medarbejderne på forhånd - på en klar og utvetydig måde - er informeret om, at registreringen/logningen finder sted, og at registreringen eventuelt vil blive gennemset som led i en kontrol ved mistanke om brug af internettet i strid med arbejdspladsens retningslinjer herom.

www.datatilsynet.dk findes der tekster om logning og kontrol af medarbejderes brug af internettet samt kontrol af medarbejderes browser og e-post.

Datatilsynet har i en række sager fundet, at en offentlig myndighed efter interesseafvejningsreglen i § 6, stk. 1, nr. 7, må offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger om de ansatte på sin hjemmeside på internettet. Omvendt må oplysninger af mere privat karakter kun offentliggøres med samtykke fra den ansatte.

Arbejdsrelaterede oplysninger er for eksempel den ansattes navn, arbejdsområder, ansættelsesår, direkte arbejdstelefonnummer eller e-postadresse på arbejdet. Sådanne oplysninger er en naturlig del af informationen om arbejdspladsen og kan derfor som hovedregel offentliggøres uden samtykke. Oplysninger af mere privat karakter er fx et billede af den ansatte, en privat adresse, en privat e-postadresse eller et privat telefonnummer. Arbejdspladsen må som udgangspunkt kun offentliggøre disse oplysninger, hvis den enkelte ansatte har givet udtrykkeligt samtykke hertil.

Datatilsynet har afgivet flere udtalelser vedrørende offentlige myndigheders videregivelse af oplysninger om ansatte til fagforeninger. Datatilsynets praksis kan sammenfattes således, at en dataansvarlig myndighed eller virksomhed uden samtykke kan videregive medarbejderoplysninger i form af identifikationsoplysninger til en fagforening, som de pågældende er medlem af.

Derimod kræver det som udgangspunkt samtykke fra den enkelte ansatte, hvis vedkommende ikke er medlem af fagforeningen. Dog kan videregivelsen ske uden samtykke, hvis der foreligger særlige omstændigheder. Dette vil fx være tilfældet, hvis videregivelsen har støtte i en overenskomst eller lignende med henblik på individuelle lønforhandlinger. Det samme vil være tilfældet, hvis videregivelsen er forudsat i lov eller bekendtgørelse.

Datatilsynet har vedrørende spørgsmålet om videregivelse af oplysninger om offentligt ansattes løn afgivet en vejledende udtalelse. Udtalelsen, der har j.nr. 2007-321-0047, findes på www.datatilsynet.dk og på www.modst.dk

Kapitel 9. Sidst revideret 06.01.17