9.9.3.3. Ajourføring/sletning

Persondatalovens § 5, stk. 4, fastslår, at behandling af oplysninger skal tilrettelægges således, at der foretages fornøden ajourføring af oplysningerne. Der skal endvidere foretages den fornødne kontrol for at sikre, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.

Efter § 5, stk. 5, gælder, at indsamlede oplysninger ikke må opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles.

Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette må afgøres af den dataansvarlige i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf må der efter Datatilsynets opfattelse navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en personalesag, herunder at virksomheden har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i personalesagen, må efter Datatilsynets opfattelse anses for et sagligt formål i personaleadministrativ sammenhæng.

Kapitel 9. Sidst revideret 06.01.17