Mindre skriftStørre skriftNormal skrift   Udskriv PDFUdskriv aktuel side

24.2. Dokumentation

24.2.1. Sygeerklæring

Regler om dokumentation i forbindelse med sygefravær findes bl.a. i Ful. § 5, stk. 4, og i sygedagpengelovens § 36.

Sygefravær kan dokumenteres ved, at den ansatte, når arbejdet er genoptaget, straks underskriver en erklæring om uarbejdsdygtighed på grund af sygdom med angivelse af datoen for første og sidste sygedag. Der kræves ikke oplysning om sygdommens art.

Sygefravær, der registreres elektronisk i et tidsregistreringssystem, kan eventuelt dokumenteres ved, at den ansatte i stedet for en erklæring om uarbejdsdygtighed underskriver en timeseddel, der ved månedens afslutning bliver udskrevet fra systemet. Alternativt kan dette ske elektronisk ved hjælp af digital signatur eller ved løsninger, der kan sidestilles hermed. Afgørende for elektronisk registrering af sygefravær eller ved elektronisk raskmelding er, at fremgangsmåden opfylder formkravene om sikker identifikation af den ansatte. Ved anvendelse af underskrevne timesedler skal det sikres, at registrering af sygefravær fremgår med tilstrækkelig klarhed i forhold til andre fraværssituationer, og at tidsregistreringssystemet i sin form og anvendelse er fuldt forsvarligt.

Ansættelsesmyndigheden kan imidlertid også kræve den skriftlige sygeerklæring, før arbejdet genoptages, dog tidligst så den er arbejdsgiveren i hænde på 2. fraværsdag. Søn- og helligdage medregnes ikke.

24.2.2. Lægeerklæringer

Hvis det skønnes nødvendigt, kan ansættelsesmyndigheden kræve uarbejdsdygtigheden dokumenteret ved en lægeerklæring. Der findes følgende former for lægeerklæringer:

Uanset hvilken form for lægeerklæring ansættelsesmyndigheden kræver udarbejdet, gælder følgende:

a) Udgifter til en lægeerklæring, som ansættelsesmyndigheden forlanger udstedt, skal betales af denne.

b) Ansættelsesmyndigheden kan tidligst forlange at have en lægeerklæring i hænde 1. fraværsdag, efter at den er udstedt (fraregnet søn- og helligdage). 

c) Hvis fravær ikke dokumenteres eller ikke dokumenteres rettidigt med den ønskede lægeerklæring, kan det efter omstændighederne få ansættelsesretlige konsekvenser for den ansatte, og det kan eventuelt betragtes som ulovlig udeblivelse. Det anbefales, at den ansatte skriftligt gøres opmærksom herpå.

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har udarbejdet et omfattende vejledningsmateriale. Materialet omfatter bl.a. notatet: "Lægeerklæringer i 2 spor: Mulighedserklæring og friattest" og en række eksempler på, hvornår en friattest, henholdsvis en mulighedserklæring kan anvendes. Materialet findes på Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings hjemmeside: www.star.dk

24.2.2.1. Friattest

Friattesten kan bruges, når ansættelsesmyndigheden kræver lægelig dokumentation for, at en ansats fravær er begrundet i sygdom. Friattesten udstedes på lægens eget papir og kan kræves udstedt allerede fra 1. fraværsdag.

24.2.2.2. Mulighedserklæring

Mulighedserklæringen har til formål at fastholde den ansatte i arbejde. Mulighedserklæringen kan anvendes, hvis der mellem den ansatte og arbejdsgiveren er usikkerhed om, hvilke arbejdsfunktioner den ansatte kan varetage. Reglerne om mulighedserklæring findes i sygedagpengelovens § 36a.

Det er arbejdsgiveren, der beslutter, om der skal udarbejdes en mulighedserklæring. Et evt. fravalg har ikke betydning for arbejdsgiverens ret til refusion af sygedagpenge, jf. afsnit 24.3.4.1

Mulighedserklæringen kan forlanges udarbejdet på et hvilket som helst tidspunkt i den ansattes sygeforløb eller i tilknytning til et forløb med gentagne sygemeldinger, og uanset at den ansatte ikke er sygemeldt på det tidspunkt, hvor arbejdsgiveren indkalder til en samtale om udfyldelse af en mulighedserklæring. 

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har udarbejdet en mulighedserklæringsblanket og en vejledning om, hvordan blanketten udfyldes.
 
Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings mulighedserklæringsblanket skal anvendes.
      
Mulighedserklæringen består af to dele. Arbejdsgiveren skal indkalde den ansatte til en samtale med henblik på at udfylde første del. Indkaldelse skal ske med et rimeligt varsel. Det beror på en konkret vurdering, hvad der i den enkelte situation er rimeligt, men en dags varsel kan i visse situationer være tilstrækkeligt. Hvis den ansatte er på arbejde og indkaldes til samtale, kan samtalen afholdes samme dag. I andre situationer kan det være nødvendigt med et længere varsel på grund af den ansattes helbredstilstand. Det anbefales at følge en mundtlig indkaldelse til samtale op med en skriftlig indkaldelse, hvis samtalen ikke holdes umiddelbart i forlængelse af indkaldelsen.

Efter at den ansatte og arbejdsgiveren har udfyldt første del af mulighedserklæringen, skal den ansatte tage kontakt til sin læge med henblik på udfyldelse af anden del. Arbejdsgiveren skal give den ansatte en rimelig frist til, at der kan træffes aftale med lægen. Det beror på en konkret vurdering, hvad der i den enkelte sag er et rimeligt varsel.

På baggrund af oplysningerne i første del af mulighedserklæringen og samtalen med den ansatte foretager lægen en vurdering af, hvordan den helbredsmæssige situation skal håndteres. Hvis den ansattes sygdom nødvendiggør fravær, angiver lægen fraværets forventede længde, herunder eventuel mulighed for delvist fravær.

Det bemærkes, at hvis man som arbejdsgiver meddeler, at man ikke kan beskæftige en sygemeldt ansat på nedsat tid, vil det som følge af ændringerne i sygedagpengeloven ikke have betydning for retten til refusion af sygedagpenge. Arbejdsgivers afvisning af at beskæftige den sygemeldte på deltid skal dog kunne begrundes i saglige forhold som fx arbejdspladsens indretning. 

Den ansatte har pligt til at deltage i den samtale, der danner baggrund for mulighedserklæringen. Er den ansatte forhindret  i at møde op på grund af sygdom, kan samtalen holdes telefonisk, hvis sygdommen tillader det. Hvis den ansatte afviser at deltage i samtalen med henvisning til sygdommen, kan arbejdsgiver anmode om en friattest som dokumentation for dels sygdom, dels at sygdommen hindrer deltagelse i udarbejdelse af en mulighedserklæring. Hvis den ansatte afviser at fremskaffe dokumentation, kan arbejdsgiveren vælge at gøre brug af de ansættelseretlige regler. Om konsekvenser af den ansattes manglende deltagelse i udarbejdelsen af en mulighedserklæring eller manglende overholdelse af frister i forhold til arbejdsgivers adgang til refusion af sygedagpenge henvises til afsnit 24.3.4.1

24.2.3. Personlig samtale

I henhold til sygedagpengelovens § 7ahar en arbejdsgiver pligt til at holde en personlig samtale (en sygefraværssamtale) med en ansat, der er sygemeldt i længere tid. Pligten gælder dog ikke i forhold til ansatte, der er opsagt og fratræder inden 8 uger efter den 1. sygedag. 

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har udarbejdet forskelligt informationsmateriale, der kan bruges i forbindelse med afholdelse af sygefraværssamtaler mv. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har bl.a. udarbejdet "Huskeliste til arbejdsgivere - når en medarbejder melder sig syg", "Hvad må man spørge om" samt konkrete råd om den gode samtale.

Der henvises endvidere til Samarbejdssekretariatets vejledning "Sygefravær - en fælles udfordring".

Den personlige samtale skal gennemføres senest 4 uger efter 1. sygedag, og den ansatte skal indkaldes med et rimeligt varsel. 

Hvis den ansatte på grund af sygdom er forhindret i at møde op, kan samtalen foregå pr. telefon. Hvis det heller ikke er muligt, gennemføres samtalen ikke.

Formålet med samtalen er at få afklaret, hvornår og hvordan den ansatte kan vende tilbage til arbejdet. Mulige initiativer kunne fx være en gradvis genoptagelse af arbejdet, skåneforanstaltninger eller ændrede arbejdsopgaver. Det kan også være relevant at få en mulighedserklæring, jf. afsnit 24.2.2.2.

Under samtalen må arbejdsgiveren ikke stille spørgsmål om selve sygdommen og dens art, medmindre den ansatte selv bringer dette på bane, jf. helbredsloven og Beskæftigelsesministeriets vejledning om helbredsoplysning. Sigtet med samtalen er alene at få afdækket, hvilke funktioner den ansatte er i stand til at udføre trods sygdommen.

Den ansatte har ikke efter sygedagpengeloven pligt til at deltage i den personlige samtale, men en arbejdsgiver kan i kraft af ledelsesretten stille krav herom, medmindre den pågældende kan dokumentere, at sygdommen forhindrer såvel personligt fremmøde som en telefonsamtale. Udeblivelse fra eller nægtelse af at deltage i samtalen, uden at der foreligger lægelig dokumentation, kan efter omstændighederne få ansættelsesretlige konsekvenser. Arbejdsgiveren bør i givet fald skriftligt orientere den ansatte herom.

Efter 5. marts 2012 skal arbejdsgiveren ikke længere orientere kommunen om den personlige samtale, jf. sygedagpengeloven. Manglende afholdelse af samtalen har ingen betydning for arbejdsgiverens ret til dagpengerefusion, jf. afsnit 24.3.4.

24.2.4. Fastholdelsesplan

En sygemeldt ansat, der ikke regner med at kunne vende tilbage til arbejdet inden for 8 uger efter 1. fraværsdag, kan anmode sin arbejdsgiver om, at der udarbejdes en fastholdelsesplan, jf. sygedagpengelovens § 7 b. Formålet med planen er at gøre det lettere for den ansatte at vende tilbage til arbejdet, jf. også Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings information om fastholdelsesplanen

Planen, som den ansatte og arbejdsgiveren udarbejder i fællesskab, skal beskrive, hvordan den ansatte hurtigst muligt kan genoptage arbejdet helt eller delvis. Planen kan udarbejdes på et hvilket som helst tidspunkt i sygdomsforløbet, fx i forbindelse med en personlig samtale, jf. afsnit 24.2.3. Der er ikke fastsat regler for, hvordan en fastholdelsesplan skal se ud, men Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har udarbejdet en skabelon til fastholdelsesplan, som man kan vælge at bruge.

Udarbejdelse af en fastholdelsesplan ændrer ikke ved reglerne om og udelukker ikke afskedigelse på grund af sygdom.

En arbejdsgiver, der vurderer, at der ikke er behov for at udarbejde en fastholdelsesplan for en ansat, kan afslå den ansattes ønske herom. Et afslag er ikke en afgørelse i forvaltningslovens forstand, jf. afsnit 9.1.1.1.
 
 
 
 

24.2.5. Tidlig opfølgning ("fast-track-ordning")

Med sygedagpengereformen er der fra 2015 indført en ny opfølgningsmodel med indbygget mulighed for at bruge en fast-track-ordning. Fast-track-ordningen giver både arbejdsgivere og sygemeldte ansatte mulighed for at anmode kommunen om at iværksætte en ekstraordinær tidlig opfølgning (forudsat at den ansatte ønsker dette), når sygeforløbet ventes at vare længere end 8 uger regnet fra første fraværsdag, og der dermed er risiko for et længerevarende sygdomsforløb.

Forventer en arbejdsgiver, at en sygemeldt ansat ikke vil blive fuldt ud raskmeldt inden for 8 uger regnet fra første fraværsdag, kan arbejdsgiveren således inden for de første 5 uger af fraværet anmode kommunen om at iværksætte en tidlig opfølgning, jf. sygedagpengelovens § 7 c.

Anmodningen om tidlig opfølgning skal ske via Nemrefusion, og som noget nyt får arbejdsgiver mulighed for samtidig at anmelde fraværet til kommunen. Arbejdsgiveren kan dog stadig vente med at anmelde fraværet til senest 5 uger efter første fraværsdag. Se i den forbindelse også afsnit 24.3.4.

I henhold til sygedagpengelovens § 13 b, stk. 2, skal kommunen afholde den første opfølgningssamtale med en sygemeldt ansat senest 2 uger, efter at arbejdsgiveren (eller den ansatte) har anmodet kommunen herom.

Dette udgangspunkt fraviges imidlertid, hvis den ansatte ikke ønsker en tidlig opfølgning. Kommunen afholder i så fald den første opfølgningssamtale senest inden udgangen af 8 uger regnet fra første fraværsdag.

Fast track-ordningen understøttes af reglerne i sygedagpengeloven og bekg. 1421 16/12 2014 om opfølgning i sygedagpengesager (kapitel 3 og 4).

Ordningen er beskrevet i vejl. 9261 30/4 2015 om visitation og opfølgning m.v. i sygedagpengesager (afsnit 8).

24.2.6. Særregel for tjenestemænd

Er en tjenestemand hyppigt sygemeldt, eller er der i øvrigt tvivl om, hvorvidt den pågældende er helbredsmæssigt egnet til at varetage sin stilling, har pågældende pligt til at fremskaffe de helbredsoplysninger, som Helbredsnævnet anmoder om til brug for bedømmelsen af tjenstdygtigheden og tab af erhvervsevne, jf. TPL § 32.

Udgifter hertil, inkl. nødvendig transport mv. i forbindelse med konsultationer og undersøgelser, betales af tjenestestedet.

For tjenestemænd kan manglende efterkommelse af oplysningspligten efter omstændighederne være en tjenesteforseelse. Dette vil dog ikke i sig selv forpligte myndigheden til at søge afskedigelsen gennemført som straf for tjenesteforseelse. En tjenesteforseelse af denne karakter er således ikke til hinder for at afskedige på grund af sygdom eller fraværsuegnethed.

I Finansministeriets praksis på tjenestemandsområdet er det i øvrigt antaget, at ansættelsesmyndigheden ikke kan standse lønudbetalingen for at tilskynde den pågældende til at efterkomme oplysningspligten. Lønstandsning kan kun anvendes, hvis den pågældende udebliver fra tjeneste uden lovligt forfald.

Kapitel 24. Sidst revideret 29.06.17