21.4. Udgifter til måltider o.l.

21.4.1. Generelle bestemmelser

Det afhænger af tjenesterejsens karakter, hvorledes merudgifter til måltider o.l. godtgøres, idet der skal sondres mellem 3 former for rejser, jf. afsnit 21.4.1.2 a., b. og c. Er der tale om udstationering, gælder der særlige regler, jf. afsnit 21.7.1.

21.4.1.1. Tre godtgørelsesformer

Godtgørelsen skal ske på én af følgende måder

  • refusion mod dokumentation
  • udbetaling af time- og dagpenge
  • refusion mod dokumentation samt ydelse af procentgodtgørelse.

21.4.1.2. Tre former for tjenesterejser

På "almindelige" tjenesterejser er godtgørelsesmåderne følgende:

a. Tjenesterejser under 24 timer eller uden overnatning ("éndagsrejser")

Uanset rejsemålet sker godtgørelsen i form af refusion af rimelige merudgifter til måltider o.l. mod dokumentation. Der kan således bl.a. ikke udbetales timepenge for en rejse, der varer under 24 timer, selv om den er forbundet med overnatning.

Ved afgørelsen af, hvorvidt der er tale om rimelige merudgifter, er det ikke afgørende, om måltidet indtages inden for eller uden for normal arbejdstid.

b. Tjenesterejser på minimum 24 timer, som er forbundet med overnatning - Danmark og Færøerne

Udgangspunktet er, at godtgørelsen ydes i form af time- og dagpenge.

Tjenestestedet kan dog tillade, at der - i stedet for time- og dagpenge - sker godtgørelse af rimelige merudgifter til de tre hovedmåltider mod dokumentation samt ydes procentgodtgørelse, hvis den ansatte anmoder herom. En sådan tilladelse gælder for mindst 1 tjenesterejse, idet der ikke kan skiftes godtgørelsesprincip på en tjenesterejse.

c. Tjenesterejser på minimum 24 timer, som er forbundet med overnatning - udlandet og Grønland

Udgangspunktet er, at rimelige merudgifter til måltider dækkes mod dokumentation. Derudover ydes procentgodtgørelse til dækning af småfornødenheder mv., jf. afsnit 21.4.2.2.

Tjenestestedet kan dog tillade, at der - i stedet for godtgørelse af dokumenterede rimelige merudgifter til måltider samt ydelse af procentgodtgørelse - udbetales time- og dagpenge, hvis den ansatte anmoder herom. En sådan tilladelse gælder for hele tjenesterejsen, idet der ikke kan skiftes godtgørelsesprincip undervejs.

21.4.2. Godtgørelsesformer

21.4.2.1. Time- og dagpenge

Time- og dagpengene udbetales til dækning af merudgifter til måltider, småfornødenheder, transport på bestemmelsesstedet o.l. 

Udgangspunktet er, at 75 pct. af time- og dagpengene skal dække merudgifter til måltider, hvoraf 15 pct. er afsat til morgenmad, 30 pct. til frokost og 30 pct. til middagsmad, og således at de resterende 25 pct. bl.a. skal dække småfornødenheder. Disse kan fx være mellemmåltider, private telefonsamtaler og avis. Desuden dækkes heraf transport på bestemmelsesstedet, specielt mellem hotellet og det midlertidige tjenestested, se dog afsnit 21.3.4.8 om refusion af specielle udgifter til transport på bestemmelsesstedet.

Der skal ikke foreligge dokumentation for afholdte udgifter i forbindelse med udbetaling af time- og dagpenge.

Vedrørende beskatning af time- og dagpenge henvises til afsnit 21.1.5.

Dagpengebeløbet udbetales for hver fulde 24 timer, en tjenesterejse har varet, når den har været forbundet med overnatning. Derudover udbetales timepenge for hver påbegyndt time, rejsen varer ud over hele døgn. Der kan således aldrig alene udbetales timepenge. Timepenge udgør 1/24 af dagpengebeløbet.

En tjenesterejses varighed beregnes som beskrevet under afsnit 21.2.11.

Statslige institutioner skal bruge Finansministeriets satser, og ikke Skatteministeriets.

Den aktuelle størrelse af time- og dagpenge fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære. Der kan dog være indgået lokal aftale om højere dagpengesatser - se nedenfor.

Der er ikke fastsat konkrete dagpengesatser for alle lande. Hvor der ikke er en konkret sats, anvendes satsen for ikke særligt nævnte lande.

For en række lande, som er nævnt i tjenesterejseaftalens § 44, stk. 3 - herunder Danmark - kan der lokalt aftales en forhøjelse af dagpengesatsen inden for det maksimumbeløb, der fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære. En sådan forhøjelse kan aftales at være generelt gældende eller kan være begrænset til særlige tjenesterejser, lande, byer eller særlige destinationer mv. Derimod er det ikke hensigten, at der skal differentieres mellem ansatte med forskellig lønindplacering, stillingskategori e.l.

Hvis den ansatte får gratis måltider i tilknytning til tjenesterejsen, reduceres time- og dagpengene. Reduktionen, der alene beregnes af dagpengesatsen - herunder den højere sats, som måtte følge af lokal aftale - udgør 15 pct. for morgenmad, 30 pct. for frokost og 30 pct. for middag. Hvis reduktionen er større end timepengene for den pågældende rejsedag, skal den ansatte dog ikke indbetale det manglende beløb.

Reduktion skal ske, uanset hvem der har finansieret måltiderne. Invitationer af ren privat karakter berører dog ikke time- og dagpengene.

Der skal ske reduktion i time- og dagpengene for måltider, der serveres under flyrejser, hvis serveringen finder sted inden for det tidsrum, hvor det pågældende måltid normalt indtages. Det er tjenestestedet, der skønner, om der er tale om et måltid eller ej.

I satsreguleringscirkulæret er der anført eksempler på måltidsfradragets størrelse.

21.4.2.2. Refusion + procentgodtgørelse

Refusion mod dokumentation + procentgodtgørelse dækker tilsammen merudgifter til måltider, småfornødenheder, transport på bestemmelsestedet mv., ligesom tilfældet er, når godtgørelsen udbetales i form af time- og dagpenge. Der henvises til afsnit 21.4.2.1.

Døgnsatsen for procentgodtgørelse beregnes af den til enhver tid gældende dagpengesats og udbetales for hver 24 timer, en tjenesterejse har varet, når den har været forbundet med overnatning. Derudover udbetales procentgodtgørelse pr. time med 1/24 af døgnsatsen for hver påbegyndt time, rejsen varer ud over hele døgn. Procentgodtgørelse kan således aldrig alene udbetales for timer.

For de fleste landes vedkommende udgør procentgodtgørelsen 25 pct. For de lande, der er nævnt i tjenesterejseaftalens § 44, stk. 3 - herunder Danmark - udgør procentgodtgørelsen 30 pct., idet godtgørelsen dog ikke kan overstige det maksimumbeløb, der fremgår af satsreguleringscirkulæret.

Den aktuelle størrelse af den procentgodtgørelse, der skal anvendes pr. døgn - medmindre der er indgået lokal aftale om højere dagpengesatser (se afsnit 21.4.2.1) - fremgår af det gældende satsreguleringscirkulære. Der er også fastsat en sats for ikke særligt nævnte lande.

Ydelse af gratis måltider i forbindelse med tjenesterejsen påvirker ikke retten til procentgodtgørelse.

Vedrørende beskatning af procentgodtgørelse henvises til afsnit 21.1.5.

21.4.2.3. Refusion

Det er tjenestestedet, der skal skønne over og afgøre, om der er tale om rimelige merudgifter til måltider o.l., som det har været nødvendigt at afholde - herunder om det er rimeligt at godtgøre merudgiften. Ud over måltidsudgifter godtgøres udgifter til "o.l". Dette indebærer, at tjenestestedet kan refundere nogle af de udgifter til småfornødenheder mv., som på andre tjenesterejser godtgøres med time- og dagpenge eller procentgodtgørelse.

Tjenestestedet bør for hver enkelt rejse foretage et konkret skøn over, hvilke merudgifter det er rimeligt at godtgøre. Tjenestestedet kan dog vælge at fastsætte generelle retningslinjer for udøvelsen af skønnet. Om udstationering se afsnit 21.7.1.

21.4.2.4. Bortfald af godtgørelser

Uanset hvilken godtgørelsesform der skal anvendes, bortfalder retten til godtgørelse for merudgifter som hovedregel på dage, hvor der ikke gøres tjeneste på det midlertidige tjenestested.

Ophold i hjemmet medfører altid, at retten bortfalder. Tjenestestedet har pligt til at føre kontrol med, om dette er tilfældet.

Tilsvarende bortfalder retten altid under ferie samt på fridage, afspadseringsdage mv., der holdes i tilknytning til ferie.

På dage, hvor der i øvrigt ikke gøres tjeneste, fx i weekender, på helligdage, på fridage, på afspadseringsdage, på enkeltstående feriedage eller i tilfælde af hospitalsindlæggelse e. l., bortfalder retten, medmindre den ansatte

  • enten rent faktisk opholder sig på det midlertidige tjenestested, fx holder weekend, afspadsering mv. eller ligger syg dér
  • eller i øvrigt stadig har merudgifter til måltider o.l. 

Den sidste undtagelse er medtaget, fordi det ikke er tanken at binde den ansatte fysisk til det midlertidige tjenestested, for at denne skal kunne bevare retten til godtgørelse for merudgifter. Fx skal det være muligt at foretage besøg og udflugter fra det midlertidige tjenestested, som ikke er forbundet med overnatning, uden at retten bortfalder.

Bestemmelsen bevirker ikke nogen indskrænkning i tjenestestedets ret til at tilrettelægge tjenesterejsen, jf. afsnit 21.2.8.

Kapitel 21. Sidst revideret 06.01.17