21.6. Udgifter til overnatning

21.6.1. Den ansatte sørger selv for indkvartering

Hvis det overlades til den ansatte selv at sørge for indkvartering, kan dette ske på to måder,

  • den ansatte får refunderet udgifter til hotelværelse eller lignende mod forevisning af dokumentation
  • den ansatte får udbetalt udokumenteret nattillæg, når betingelserne herfor er opfyldt, jf. afsnit 21.6.6.

21.6.2. Tjenestestedet indkvarterer

Tjenestestedet kan vælge selv at sørge for passende indkvartering. I så fald anviser tjenestestedet overnatningsfaciliteter og sørger for afregning for disse. Der kan både være tale om tjenestestedets egne lokaliteter og om lokaliteter, som tjenestestedet lejer (hotel, pensionat, kursuscenter, (ferie)lejlighed mv.). I denne situation har den ansatte ingen merudgifter til overnatning og kan derfor hverken få refunderet overnatningsudgifter eller udbetalt udokumenteret nattillæg.

Ved passende indkvartering forstås værelse af hotellignende standard med toilet og bad i umiddelbar nærhed og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad.

Udgangspunktet er, at overnatning finder sted i eneværelse. Der kan dog være specielle situationer, hvor forholdene gør, at det vil være hensigtsmæssigt og naturligt at udnytte eksisterende faciliteter sådan, at flere overnatter i ét rum, fx på militære øvelser o.l. eller under visse tjenesterejser i Grønland.

Under lejrskoleophold, på ekskursioner o.l. eller under visse tjenesterejser i Grønland kan det forekomme, at sovefaciliteterne ikke opfylder de gængse krav til passende indkvartering. Lejrskoleophold mv. er imidlertid så atypiske i forhold til det sædvanlige tjenesterejsebegreb, at der naturligt må indfortolkes en forudsætning om, at fx lærere under sådanne ophold - der er arrangeret fælles for lærere og elever - må acceptere de givne forhold. Se endvidere afsnit 21.6.6.2.

21.6.3. Overnatning eller daglige tjenesterejser

Tjenestestedet afgør under hensyntagen til den ansattes ønsker, om der skal overnattes på det midlertidige tjenestested eller foretages daglige hen- og tilbagerejser.

Hvis daglige tjenesterejser vælges, medregnes transporttiden i arbejdstiden efter gældende regler.

21.6.4. Under fravær

Under fravær fra det midlertidige tjenestested kan udgifterne til logi fortsat refunderes mod dokumentation, hvis tjenestestedet skønner, at det er en økonomisk fornuftig disposition.

Dette gælder dog kun dokumenterede overnatningsudgifter. Udokumenteret nattillæg kan ikke bevares på det midlertidige tjenestested, hvis der ikke overnattes dér, jf. afsnit 21.6.6.2. På en eventuel "ny" tjenesterejse fra det midlertidige tjenestested kan der imidlertid udbetales udokumenteret nattillæg, hvis betingelserne herfor er opfyldt, jf. afsnit 21.6.6.

Bestemmelsen gælder også i udstationerings- og hjemrejsesituationer, jf. afsnit 21.7.1 og afsnit 21.8.1.

21.6.5. Dokumenterede udgifter (hoteldispositionsbeløb)

21.6.5.1. Hotel eller anden godkendt indkvartering

Adgangen til at få refunderet dokumenterede overnatningsudgifter gælder foruden hotelværelse "anden af tjenestestedet godkendt indkvartering", jf. afsnit 21.6.1. Som eksempler kan nævnes (ferie)lejligheder og sommerhuse.

Dette indebærer, at det normalt kun vil blive aktuelt at udbetale udokumenteret nattillæg i forbindelse med ren privat indkvartering.

Anvendes "anden af tjenestestedet godkendt indkvartering" kan eventuelle sædvanlige, kontraktligt fastsatte vedligeholdelsesudgifter ved fraflytning af en sådan indkvarteringsform refunderes af tjenestestedet. Det er en betingelse, at der er tale om vedligeholdelsesudgifter som følge af sædvanligt slid, og at de samlede overnatningsudgifter herefter kan holdes inden for det samlede hoteldispositionsbeløb, som kunne have været refunderet, hvis den ansatte havde boet på hotel.

21.6.5.2. Hoteldispositionsbeløb

Dokumenterede udgifter til hotelværelse mv. refunderes inden for et maksimum - hoteldispositionsbeløbet.

Hoteldispositionsbeløbet skal kun dække den rene overnatningsudgift, dvs. ikke udgift til eventuel morgenmad på hotellet. Hvis obligatorisk morgenmad på hotellet er indkluderet i prisen for hotelværelset, fratrækkes den faktiske pris for den obligatoriske morgenmad ved vurderingen af, om udgiften til hotelværelset holder sig inden for hoteldispositionsbeløbet. 

De aktuelle hoteldispositionsbeløb (inkl. moms) fremgår af satsreguleringscirkulæret. I Danmark er der ét hoteldispositionsbeløb samt et særligt for Færøerne. I udlandet er der kun fastsat hoteldispositionsbeløb for nogle af de almindeligt besøgte lande. I de lande, hvor der ikke er fastsat hoteldispositionsbeløb, refunderes rimelige udgifter til et hotelværelse med bad eller anden godkendt indkvartering mod dokumentation.

I lande, hvor der er fastsat et hoteldispositionsbeløb, kan større udgifter refunderes i særlige tilfælde, hvor det ikke har været muligt at holde udgiften inden for det fastsatte maksimum.

Hvis den ansatte har opnået personlig rabat på indkvartering, godtgøres den faktisk betalte pris.

21.6.5.3. Hoteller mv.

Retningslinjerne om rejsebureauydelser er ændret i forhold til de bemærkninger, der fremgår af cirkulære om tjenesterejseaftalen. Nu gælder nedenstående for bestilling af hoteller.

Statens Indkøb har indgået en forpligtende rammeaftale om hotelophold, som gælder i Danmark, men ikke i udlandet.  Statslige institutioner er således, jf. cirkulæret om indkøb i staten, forpligtet til at benytte aftalehotellerne ved køb af hotelophold i Danmark. Der findes dog visse undtagelsesmuligheder. Selvejende institutioner kan tilslutte sig hotelaftalen (se information herom på www.statensindkob.dk/Tilmelding).

For at få adgang til priser samt oplysninger om hotellerne skal man have adgang til hotelaftalens bestillingsapplikation. Man kan tilgå aftalens kontraktdokumenter via statensindkob.dk, hvor der også findes et link til applikationen. Da der er tale om to forskellige systemer, skal man både have et login til statensindkob.dk og til bestillingsapplikationen. Det fås ved at sende en e-mail til statensindkob@modst.dk med information om:

  • Navn
  • Stilling og arbejdsopgaver
  • Navn på institution
  • Om institutionen er kommunal, regional, selvejende, statslig, tilknyttet Grønlands Selvstyre eller tilknyttet Færøernes Hjemmestyre

Der kan bestilles et login til applikationen til hver bruger, eller man kan lade flere brugere dele et login. Hvis flere deler et login, er der kun én, som behøver adgang til statensindkob.dk, og som derefter kan dele linket til applikationen samt loginoplysningerne med de øvrige brugere. Hvis man deler loginoplysninger med flere brugere, er det vigtigt at gøre brugerne opmærksom på, at de får adgang til fortrolige oplysninger.

Bookingen kan enten ske via applikationen, som sender en bestilling til hotellet (bemærk, at hotellet skal bekræfte bestillingen), eller ved at booke direkte hos hotellet via mail eller telefon. Bestillingen i applikationen foregår ved, at man indtaster bestillingsoplysninger (dato, by, antal værelser, med/uden morgenmad, osv.), og derefter finder applikationen det billigste hotel, der matcher de indtastede bestillingsoplysninger.

Statslige institutioner kan også bestille hotelophold gennem rejsebureauleverandøren Carlson Wagonlit Travel mod betaling af et management fee.

Hoteldispositionsbeløbene er fastsat på grundlag af priserne i hotelaftalen. Hotelaftalen kan kun benyttes på tjenesterejse samt ved overnatninger i øvrigt, hvor staten/de selvejende institutioner afholder udgifterne.

21.6.5.4. Morgenmåltid

På tjenesterejser, hvor udgifter godtgøres med time- og dagpenge, afholdes udgifter til morgenmad som udgangspunkt af time- og dagpengene.

Hvis morgenmad er obligatorisk på aftalehotellet, dvs. inkluderet i værelsesprisen, forudsættes den ansatte at spise den dér med den virkning, at der foretages fradrag i time- og dagpengene med 15 pct. af dagpengebeløbet.

Hvis praktiske forhold har forhindret den ansatte i at spise den obligatoriske morgenmad, fx hvis den ansatte må rejse så tidligt, at morgenmaden endnu ikke er serveret, foretages der dog intet fradrag.

21.6.5.5. Ledsager

Hvis den ansatte har fx sin ægtefælle med på tjenesterejsen og derfor overnatter i dobbeltværelse, kan udgiften hertil refunderes op til det fastsatte hoteldispositionsbeløb.

I lande, hvor der ikke er fastsat hoteldispositionsbeløb, kan udgiften til et rimeligt enkeltværelse med bad refunderes.

21.6.6. Udokumenteret nattillæg

Den ansatte kan vælge at få udbetalt udokumenteret nattillæg i stedet for at få refunderet overnatningsudgifter mod dokumentation. Det udokumenterede nattillæg vil typisk blive anvendt, hvor den ansatte har mulighed for at overnatte privat, og er beregnet til at skulle sætte den ansatte i stand til at sige "tak for ulejligheden".

21.6.6.1. Størrelse

Størrelsen af det udokumenterede nattillæg pr. overnatning fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære. Vedrørende beskatning af udokumenteret nattillæg henvises til afsnit 21.1.5.

21.6.6.2. Betingelser

Det er en betingelse for at få udbetalt udokumenteret nattillæg, at det har været nødvendigt at overnatte uden for hjemmet.

Det udokumenterede nattillæg kan ikke udbetales, hvis den ansatte på grund af tjenesterejsens specielle karakter ikke har haft mulighed for at vælge overnatningsform. Som eksempler kan nævnes transport i tog, bus mv. samt overnatning i forbindelse med lejrskoleophold, på ekskursioner o.l. og under visse tjenesterejser i Grønland.

Kapitel 21. Sidst revideret 29.06.17