21.6.5. Dokumenterede udgifter (hoteldispositionsbeløb)

21.6.5.1. Hotel eller anden godkendt indkvartering

Adgangen til at få refunderet dokumenterede overnatningsudgifter gælder foruden hotelværelse "anden af tjenestestedet godkendt indkvartering", jf. afsnit 21.6.1. Som eksempler kan nævnes (ferie)lejligheder og sommerhuse.

Dette indebærer, at det normalt kun vil blive aktuelt at udbetale udokumenteret nattillæg i forbindelse med ren privat indkvartering.

Anvendes "anden af tjenestestedet godkendt indkvartering" kan eventuelle sædvanlige, kontraktligt fastsatte vedligeholdelsesudgifter ved fraflytning af en sådan indkvarteringsform refunderes af tjenestestedet. Det er en betingelse, at der er tale om vedligeholdelsesudgifter som følge af sædvanligt slid, og at de samlede overnatningsudgifter herefter kan holdes inden for det samlede hoteldispositionsbeløb, som kunne have været refunderet, hvis den ansatte havde boet på hotel.

21.6.5.2. Hoteldispositionsbeløb

Dokumenterede udgifter til hotelværelse mv. refunderes inden for et maksimum - hoteldispositionsbeløbet.

Hoteldispositionsbeløbet skal kun dække den rene overnatningsudgift, dvs. ikke udgift til eventuel morgenmad på hotellet. Hvis obligatorisk morgenmad på hotellet er indkluderet i prisen for hotelværelset, fratrækkes den faktiske pris for den obligatoriske morgenmad ved vurderingen af, om udgiften til hotelværelset holder sig inden for hoteldispositionsbeløbet. 

De aktuelle hoteldispositionsbeløb (inkl. moms) fremgår af satsreguleringscirkulæret. I Danmark er der ét hoteldispositionsbeløb samt et særligt for Færøerne. I udlandet er der kun fastsat hoteldispositionsbeløb for nogle af de almindeligt besøgte lande. I de lande, hvor der ikke er fastsat hoteldispositionsbeløb, refunderes rimelige udgifter til et hotelværelse med bad eller anden godkendt indkvartering mod dokumentation.

I lande, hvor der er fastsat et hoteldispositionsbeløb, kan større udgifter refunderes i særlige tilfælde, hvor det ikke har været muligt at holde udgiften inden for det fastsatte maksimum.

Hvis den ansatte har opnået personlig rabat på indkvartering, godtgøres den faktisk betalte pris.

21.6.5.3. Hoteller mv.

Retningslinjerne om rejsebureauydelser er ændret i forhold til de bemærkninger, der fremgår af cirkulære om tjenesterejseaftalen. Nu gælder nedenstående for bestilling af hoteller.

Statens Indkøb har indgået en forpligtende rammeaftale om hotelophold, som gælder i Danmark, men ikke i udlandet.  Statslige institutioner er således, jf. cirkulæret om indkøb i staten, forpligtet til at benytte aftalehotellerne ved køb af hotelophold i Danmark. Der findes dog visse undtagelsesmuligheder. Selvejende institutioner kan tilslutte sig hotelaftalen (se information herom på www.statensindkob.dk/Tilmelding).

For at få adgang til priser samt oplysninger om hotellerne skal man have adgang til hotelaftalens bestillingsapplikation. Man kan tilgå aftalens kontraktdokumenter via statensindkob.dk, hvor der også findes et link til applikationen. Da der er tale om to forskellige systemer, skal man både have et login til statensindkob.dk og til bestillingsapplikationen. Det fås ved at sende en e-mail til statensindkob@modst.dk med information om:

  • Navn
  • Stilling og arbejdsopgaver
  • Navn på institution
  • Om institutionen er kommunal, regional, selvejende, statslig, tilknyttet Grønlands Selvstyre eller tilknyttet Færøernes Hjemmestyre

Der kan bestilles et login til applikationen til hver bruger, eller man kan lade flere brugere dele et login. Hvis flere deler et login, er der kun én, som behøver adgang til statensindkob.dk, og som derefter kan dele linket til applikationen samt loginoplysningerne med de øvrige brugere. Hvis man deler loginoplysninger med flere brugere, er det vigtigt at gøre brugerne opmærksom på, at de får adgang til fortrolige oplysninger.

Bookingen kan enten ske via applikationen, som sender en bestilling til hotellet (bemærk, at hotellet skal bekræfte bestillingen), eller ved at booke direkte hos hotellet via mail eller telefon. Bestillingen i applikationen foregår ved, at man indtaster bestillingsoplysninger (dato, by, antal værelser, med/uden morgenmad, osv.), og derefter finder applikationen det billigste hotel, der matcher de indtastede bestillingsoplysninger.

Statslige institutioner kan også bestille hotelophold gennem rejsebureauleverandøren Carlson Wagonlit Travel mod betaling af et management fee.

Hoteldispositionsbeløbene er fastsat på grundlag af priserne i hotelaftalen. Hotelaftalen kan kun benyttes på tjenesterejse samt ved overnatninger i øvrigt, hvor staten/de selvejende institutioner afholder udgifterne.

21.6.5.4. Morgenmåltid

På tjenesterejser, hvor udgifter godtgøres med time- og dagpenge, afholdes udgifter til morgenmad som udgangspunkt af time- og dagpengene.

Hvis morgenmad er obligatorisk på aftalehotellet, dvs. inkluderet i værelsesprisen, forudsættes den ansatte at spise den dér med den virkning, at der foretages fradrag i time- og dagpengene med 15 pct. af dagpengebeløbet.

Hvis praktiske forhold har forhindret den ansatte i at spise den obligatoriske morgenmad, fx hvis den ansatte må rejse så tidligt, at morgenmaden endnu ikke er serveret, foretages der dog intet fradrag.

21.6.5.5. Ledsager

Hvis den ansatte har fx sin ægtefælle med på tjenesterejsen og derfor overnatter i dobbeltværelse, kan udgiften hertil refunderes op til det fastsatte hoteldispositionsbeløb.

I lande, hvor der ikke er fastsat hoteldispositionsbeløb, kan udgiften til et rimeligt enkeltværelse med bad refunderes.

Kapitel 21. Sidst revideret 06.01.17