21.3.5. Private transportmidler og tjenestebiler

21.3.5.1. Godkendelse

Benyttelse af privat transportmiddel på tjenesterejse kræver altid tjenestestedets forudgående godkendelse.

Godtgørelsen herfor gives pr. kørt kilometer og kaldes i daglig tale "kilometergodtgørelse", hvis der er tale om bil eller motorcykel, og "cykelgodtgørelse", hvis det drejer sig om cykel eller knallert - herunder EU-knallert 45.

Godtgørelsernes aktuelle størrelse fremgår af satsreguleringscirkulæret.

21.3.5.2. Bil/motorcykel

Udgifter i forbindelse med brug af privat bil eller privat motorcykel på tjenesterejser kan godtgøres efter to satser, idet der findes en lav og en høj sats for kilometergodtgørelse.

21.3.5.3. Kilometergodtgørelse

Gennem den lave sats ydes der dækning for de variable udgifter, der er forbundet med at køre i bil, dvs. benzin, dækslid, værditab og vedligeholdelse. Den høje sats yder derudover delvis dækning for de faste udgifter, der er forbundet med at holde bil, dvs. forsikring, ejerafgift m.m.

For så vidt angår kørsel i privat bil mv. i udlandet henvises til afsnit 21.3.5.7.

Hovedreglen er, at den lave sats anvendes på kørsel i privat bil og på privat motorcykel.

Merudgifterne ved mere lejlighedsvis at køre tjenstligt i privat bil mv. anses for dækket gennem godtgørelse af de variable udgifter.

Udbetaling af den høje sats kræver, at tjenestestedet udfærdiger en skriftlig kørselsbemyndigelse.

For så vidt angår kompetencen til at udfærdige skriftlige kørselsbemyndigelser, henvises til afsnit 21.1.3.

Den høje sats er beregnet til ansatte, der forudsættes at stille bil til rådighed i forbindelse med deres arbejde, eller som efter tjenestestedets vurdering kun vanskeligt kan bestride dette, hvis de ikke kører i privat bil.

Der kan udfærdiges skriftlig kørselsbemyndigelse, hvis stillingen indebærer regelmæssig kørsel af større omfang eller speciel art.

Det er tjenestestedets skøn, hvad der skal forstås ved "større omfang" og "speciel art". Ved afgørelsen skal der lægges vægt på hovedbegrundelsen for den høje sats, nemlig om den ansattes tjenstlige kørsel er af et sådant omfang og/eller art, at den er nødvendig eller i hvert fald af væsentlig værdi for tjenestestedet.

Det er relevant for alle tjenestesteder at have retningslinjer for vurdering af og beslutning om, i hvilke tilfælde der kan udfærdiges skriftlige kørselsbemyndigelser.

Det ligger i sagens natur, at kørselsbemyndigelser skal være personlige.

En kørselsbemyndigelse skal indeholde en afgrænsning af, hvilke tjenesterejser bemyndigelsen omfatter. Kørsel, som ikke falder inden for bemyndigelsens ordlyd, afregnes efter lav sats. Der er ikke fastsat retningslinjer for, hvilke tjenesterejser der kan eller ikke kan være omfattet af den skriftlige bemyndigelse. Bemyndigelsens omfang beror på beslutningen i forbindelse med udfærdigelsen. Typiske situationer, der kan give anledning til efterfølgende fortolkningstvivl, er fx kursusdeltagelse samt kørsel i Danmark i forbindelse med udlandsrejser (fx til lufthavnen), jf. afsnit 21.3.5.7.

En skriftlig kørselsbemyndigelse indebærer ret til at få udbetalt den høje sats for kilometergodtgørelse, men kun for de første 20.000 km i et kalenderår. Kørsel derudover afregnes til den lave sats.

Tjenestestedet kan ikke i kørselsbemyndigelsen fastsætte en lavere kilometergrænse end 20.000 km pr. kalenderår. 

Hvis en ansat får kilometergodtgørelse fra flere statslige eller andre offentlige myndigheder, kan godtgørelse med den høje sats kun udbetales for i alt 20.000 km i et kalenderår. Det er tjenestestedets opgave at føre fornøden kontrol med omfanget af den tjenstlige kørsel.

21.3.5.4. De skattemæssige regler

Satserne for kilometergodtgørelse er de samme efter skattereglerne og tjenesterejseaftalen. Der er derimod forskel på, hvornår den høje sats kan udbetales. Statslige institutioner skal følge tjenesterejseaftalens regler herom.

Opmærksomheden henledes på, at statsansatte skal opfylde de samme betingelser i ligningsloven som privatansatte for at kunne modtage skattefri befordringsgodtgørelse for kørsel i egen bil eller på egen motorcykel. Heri ligger bl.a., at kørslen skal være erhvervsmæssig, således som dette udtryk forstås i ligningsloven. I øvrigt henvises til afsnit 21.1.5.

21.3.5.5. Indtægtsdækket virksomhed o.l.

Når statsinstitutioner udfører indtægtsdækket virksomhed o.l., kan der opstå den situation, at fx en privat virksomhed, som en statsansat arbejder for, er indstillet på at udbetale den høje kilometergodtgørelsessats for den kørsel, som den pågældende foretager i privat bil i forbindelse med den konkrete opgave.

Statsansatte skal imidlertid også i denne situation følge aftalens regler med hensyn til lav/høj sats. Et eventuelt "overskud" tilfalder tjenestestedet.

21.3.5.6. Fremmede tjenesteydelser

Betaling for kørsel som følge af rekvirering af fremmede tjenesteydelser, fx VVS-reparationer, er ikke omfattet af tjenesterejsereglerne og må afregnes i overensstemmelse med, hvad der er sædvanligt på området.

21.3.5.7. Udlandet

Kørsel i privat bil og på privat motorcykel på rejser til og i udlandet afregnes altid efter den lave sats. Dette gælder også, selv om den ansatte har en skriftlig kørselsbemyndigelse, og selv om udlandsturen ifølge sit formål er omfattet af bemyndigelsen.

Turen til fx den danske lufthavn i forbindelse med tjenesterejse med fly til udlandet skal normalt også afregnes efter den lave sats. Den høje sats kan dog anvendes, hvis denne kørsel i sig selv er omfattet af bemyndigelsen.

21.3.5.8. Udetillægsberettiget personale

Udetillægsberettiget personale kan, hvis det er hensigtsmæssigt, få tilladelse til at benytte privat bil i forbindelse med tjenstlig kørsel. Kilometergodtgørelse udbetales i så fald i den lokale valuta efter den takst, der er fastsat for Udenrigsministeriets udsendte medarbejdere i det pågældende land.

Der kan kun udbetales kilometergodtgørelse for kørsel uden for byområdet i den by, hvor den ansatte har fast tjenestested, idet transportudgifter til lokal kørsel inden for byområdet er indregnet i udetillægget.

21.3.5.9. Cykelgodtgørelse

Hvis en ansat benytter privat cykel eller knallert på en tjenesterejse, udbetales godtgørelse pr. kørt kilometer. Godtgørelsens aktuelle størrelse fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære. Godtgørelse, der udbetales efterfølgende, er skattefri.

Cykelgodtgørelsen kan udbetales samlet for en periode efter et skøn over den faktiske kørselsmængde. Godtgørelsen kan dog højst udbetales for et år ad gangen. Forskudsvis udbetaling af cykelgodtgørelse kan dog give anledning til skattemæssige problemer. I øvrigt henvises til afsnit 21.1.5.

21.3.5.10. Tjenestebil

Tjenestebiler må ikke anvendes til formål, der er tjenesten uvedkommende. Regler om brug af tjenestebiler fastsættes i øvrigt af vedkommende minister, jf. Budgetvejledning 2016, pkt. 2.4.16. I Budgetvejledningen omtales endvidere forsikringsspørgsmål.
Kapitel 21. Sidst revideret 06.01.17